Với sự phổ biến của Thương mại điện tử B2B hiện nay, doanh nghiệp có nhiều khả năng hỗ trợ người mua B2B trong quy trình quản lý đơn hàng B2B hơn. Các đơn đặt hàng trực tuyến B2B có xu hướng phức tạp hơn so với bán hàng trực tuyến B2C: chi phí cao hơn thực tế mua của khách hàng, chu kỳ mua trung bình lâu hơn và đòi hỏi nhiều công nghệ xử lý như PunchOut, RFP và EDI,.. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến kết hợp với quy trình làm việc thực tiễn tốt nhất và một chiến lược vững chắc, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và vượt qua những thách thức thường xuyên liên quan đến quản lý đơn hàng B2B. Cùng Innovative Hub tìm hiểu về Quản lý đơn hàng B2B và những thách thức của hệ thống quản lý đơn hàng B2B

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG B2B. HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG B2B

Quản lý đơn hàng B2B là quá trình theo dõi các đơn đặt hàng do khách hàng đặt và quản lý các quy trình thực hiện cần thiết của doanh nghiệp. Một quy trình quản lý đơn hàng B2B thường bao gồm:

• Nhập đơn đặt hàng từ khách hàng vào hệ thống theo dõi đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Có thể là phần mềm quản lý đơn hàng, ERP hoặc bảng tính thủ công.
• Gửi xác nhận đơn hàng cho khách hàng.
• Phân bổ các sản phẩm được đặt trước cho các đơn đặt hàng theo cách thủ công hoặc tự động.
• Đơn đặt hàng được gửi đến kho để được chọn, đóng gói và vận chuyển, trong khi đơn đặt hàng trở lại được tạo cho bất kỳ mặt hàng nào đã hết.
• Gửi xác nhận công văn cho khách hàng.
• Đơn hàng được giao và nhận bởi khách hàng.

Quy trình quản lý đơn hàng B2B cũng bao gồm các giai đoạn theo dõi và quản lý việc trả lại, trao đổi và hoàn tiền.

Hệ thống quản lý đơn hàng là bất kỳ nền tảng, công cụ hoặc công nghệ được sử dụng để tập trung và theo dõi các đơn đặt hàng, mức tồn kho và lô hàng. Một số hệ thống quản lý đơn hàng được sử dụng phổ biến hiện nay: Backend thương mại điện tử, Bảng tính, Phần mềm quản lý đơn hàng độc lập, Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), Nền tảng hoạt động bán lẻ và B2B.

THÁCH THỨC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG B2B

Chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng phát triển và phức tạp

Từ các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) đến các công ty Dropshipping, cùng với các phương pháp chuỗi cung ứng nội bộ truyền thống, hiện nay có vô số cách để thực hiện các đơn đặt hàng và hoàn thành các chuyến hàng trên toàn cầu.

Khi làm việc với dịch vụ hậu cần, doanh nghiệp chỉ cần gửi hàng đến và họ sẽ xử lý tất cả các đơn hàng vận chuyển, trả hàng, giao nhận hàng hóa và thậm chí xử lý đơn hàng, tùy thuộc vào gói dịch vụ mà bạn đồng ý với họ. Việc thực hiện Dropshipping liên quan đến việc chuyển tiếp các đơn đặt hàng và lô hàng theo yêu cầu đến nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Sau đó, họ sẽ thay mặt bạn chịu trách nhiệm gửi các mặt hàng cho khách hàng của bạn, thường là với thương hiệu của bạn, vì vậy khách hàng không biết bạn thậm chí đã sử dụng một công ty Dropshipping.

Nhưng một phương pháp chuỗi cung ứng đặc biệt nổi bật khiến các doanh nghiệp B2B phải đối mặt với một loạt thách thức và phức tạp hoàn toàn mới là Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). EDI cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng trao đổi tài liệu và giao dịch giữa các đối tác thương mại ở định dạng điện tử tiêu chuẩn.

Bán hàng đa kênh với nhu cầu mua sắm ngày càng cao

Có nhiều đơn đặt hàng hơn đồng nghĩa với việc quy trình làm việc của bạn phải tăng tốc độ và đạt hiệu quả cao hơn. Nếu bạn đang hoạt động như một doanh nghiệp bán lẻ hỗn hợp và doanh nghiệp B2B, bạn sẽ xử lý ít đơn đặt hàng hơn (nhưng lớn hơn) cùng lúc với những đơn hàng nhỏ hơn nhưng thường xuyên hơn, đồng thời phải cân bằng thời gian chờ lâu hơn cho khách hàng B2B với thời gian ngắn hơn cho khách hàng B2C của bạn.

Người mua có tiêu chuẩn cao

Những khách hàng B2B có khả năng đặt những đơn hàng lớn và có giá trị cao hơn, vì thế họ sẽ tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín để hợp tác lâu dài, vì vậy khách hàng B2B sẽ có những tiêu chuẩn cao hơn so với những khách hàng B2C.

Nhóm người mua B2B ngày càng tăng và đang có xu hướng tìm kiếm trải nghiệm mua hàng của B2C như điều hướng dễ dàng, thanh toán nhanh, giao hàng nhanh, dịch vụ khách hàng tốt, chiết khấu hấp dẫn, dịch vụ được cá nhân hóa hay quy trình đặt hàng hiệu quả là những yêu cầu mà người mua B2B mong muốn. Doanh nghiệp của bạn phải có khả năng cạnh tranh với những yêu cầu cao từ khách hàng. Nếu không đáp ứng được, doanh nghiệp sẽ bị mất cơ hội bán hàng.

Nhu cầu của doanh nghiệp khác với nhu cầu của người tiêu dùng

Các khách hàng B2B thường có những kỳ vọng khác nhau khi làm việc với doanh nghiệp khác, vì vậy trong quy trình làm việc của mình, bạn cần hỗ trợ nhiều hơn với các đối tác của mình:

• Giảm giá hàng loạt
• Định giá phù hợp
• Đơn đặt hàng trở lại và đơn đặt hàng trước
• Các tùy chọn thanh toán khác nhau và các điều khoản tín dụng như hóa đơn chiếu lệ, tiền gửi, thanh toán chia nhỏ và thanh toán trên tài khoản.
• Các tùy chọn giao hàng khác nhau như thực hiện từng phần, dropshipping và đặt hàng liên tục.
• Đặt hàng trực tuyến và quản lý đơn hàng tự phục vụ.
• Thông tin liên lạc thường xuyên và cập nhật được cá nhân hóa.
• Các cuộc họp trao đổi về đơn đặt hàng bất cứ lúc nào

LỢI ÍCH CỦA QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG B2B HIỆU QUẢ

Quản lý đơn đặt hàng trên các nền tảng bán hàng

Các giải pháp quản lý đơn hàng B2B hiệu quả nhất cho phép bạn áp dụng các chiến lược đa kênh trong doanh nghiệp của mình. Có nghĩa là bạn có thể chấp nhận các đơn đặt hàng từ các nền tảng khác nhau mà bạn sử dụng và xử lý chúng phù hợp với quy trình làm việc của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và khách hàng bằng cách giảm sự qua lại truyền thống thường xảy ra. Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về các đơn đặt hàng một cách dễ dàng.

Không cần nhiều giấy tờ

Có tới 67% cơ sở hạ tầng doanh nghiệp sẽ dựa trên nền tảng đám mây vào cuối năm 2020. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách giúp dữ liệu dễ dàng truy cập từ mọi nơi trên thế giới vào bất kỳ lúc nào đồng thời bảo vệ môi trường khỏi việc sử dụng giấy (không cần thiết). Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng sẽ giải phóng ngân sách thường dành cho giấy, mực in,.. có thể được sử dụng cho các nhu cầu kinh doanh khác.

Tập trung thông tin trên nhiều kênh

Cho dù khách hàng mua hàng từ nền tảng trực tuyến, gặp mặt trực tiếp, qua điện thoại hay EDI,.. tất cả các đơn đặt hàng và khoảng không quảng cáo đều sẽ được theo dõi trong một nền tảng trung tâm. Điều này đảm bảo doanh nghiệp củng cố bởi dữ liệu chính xác, nhất quán và đáng tin cậy.

Giảm sự phức tạp của chuỗi cung ứng

Bằng cách tập trung các đơn đặt hàng và dữ liệu khoảng không quảng cáo, doanh nghiệp có thể kiểm soát khoảng không quảng cáo của mình trên toàn cầu một cách dễ dàng hơn. Từ đơn đặt hàng, chuẩn bị, đóng gói, vận chuyển và theo dõi các đơn đặt hàng đều sẽ dễ dàng hơn trong việc nhận xét tình trạng hiện tại của từng đơn hàng.

Theo dõi đơn đặt hàng và duy trì sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách theo dõi đơn đặt hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp sẽ khiến khách hàng hài lòng. Những yêu cầu cập nhật địa chỉ giao hàng hay thay đổi thông tin của đơn đặt hàng hoặc hóa đơn cũng sẽ được xử lý nhanh chóng.

Ngoài ra, với công nghệ chia sẻ công việc khó khăn khi nói đến quản lý đơn đặt hàng, thực hiện và cập nhật hàng tồn kho sẽ giảm nguy cơ sai sót và những sai lầm tốn kém trong khi tăng tốc hoạt động và cải thiện trải nghiệm mua hàng tổng thể của khách hàng.

Đáp ứng những tiêu chuẩn cao của người mua B2B

Quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tạo ra sự khác biệt đối với các đối thủ bằng cách phát triển trải nghiệm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng của mình. Hệ thống quản lý đơn đặt hàng nâng cao có thể cung cấp cho bạn khả năng tùy chỉnh các giai đoạn chính của chu kỳ đơn hàng thành tiền cho từng khách hàng, chẳng hạn như thực hiện đơn hàng, giao hàng, lập hóa đơn, phương thức thanh toán và kênh bán hàng.