Quản lý thư hỏi hàng – Inquiry Management trên Alibaba.com

Cập nhật ngày: 26/07/2024

Hằng ngày, doanh nghiệp bạn có thể nhận được vô số thư hỏi hàng từ khách hàng. Chính vì vậy việc quản lý, phân loại nó đóng vai trò vô

Hằng ngày, doanh nghiệp bạn có thể nhận được vô số thư hỏi hàng từ khách hàng. Chính vì vậy việc quản lý, phân loại nó đóng vai trò vô cùng quan trọng để giúp các khâu trong quản lý gian hàng trên Alibaba.com được diễn ra mượt mà hơn. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về cách phân loại và quản lý thư hỏi hàng Inquiry Management trên Alibaba.com.

>> Đọc thêm về Bí quyết đàm phán với khách hàng trên Alibaba.com

Phân loại thư hỏi hàng

Sau khi nhận được thư hỏi hàng của khách hàng

Phân loại	Nội dung	Cách xử lý	Chú ý
Tiềm năng	– Thông tin, nhu cầu cụ thể phù hợp với SP – Cần xác nhận thêm thông tin để gửi báo giá	– Báo giá càng nhanh càng tốt, tùy từng chính sách, đối tượng khách hàng, số lượng. – Cung cấp thêm hình ảnh, video, catalog, profile của sản phẩm, công ty. – Gửi email báo giá Add whatsapp, skype…	– Giữ liên hệ thường xuyên với KH. – Cài đặt múi giờ của khách, đừng nhắn tin vào nửa đêm. – Sử dụng từ ngữ lịch sự, business English
Không phản hồi, có dấu hiệu lừa đảo	– Nội dung rất chung chung – Thông tin đưa ra không phù hợp ngành hàng – Đuôi email không đáng tin – Có nội dung thúc giục đáng ngờ	– Feedback hỏi rõ thông số chi tiết, cụ thể (chi tiết mà người trong ngành mới biết) – Gửi catalog, yêu cầu chọn item cụ thể mới báo giá	– Reject Report Spam – Tuyệt đối không mở bất kỳ một file nén, file đuôi lạ nào. – Không cung cấp thông tin chuyển tiền, Tài khoản ngân hàng, giấy phép Kinh doanh
Danh sách chờ	– Sản phẩm không phù hợp – Sản phẩm có tiềm năng phát triển – Sản phẩm có thể outsource	– Xin lỗi, từ chối 1 cách lịch sự. Hẹn thời gian báo giá, tìm nguồn. – Lưu vào danh sách khách hàng tiềm năng. – Giới thiệu nhà cung cấp địa phương	– Duy trì mối quan hệ khách hàng. – Luôn thân thiện, chuyên nghiệp, chu đáo

Lưu ý khi gửi email

Sau khi nhận được thông tin khách hàng yêu cầu báo giá hay cần thêm thông tin về sản phẩm thì cần phải gửi email cho họ. Khi gửi email thì cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

Tạo draft Email quotation, trả lời RFQ, inquiry
Đặt tiêu đề chuyên nghiệp: [TÊN CÔNG TY]/QUOTATION FOR (PRODUCT….)
Nội dung: Ngắn gọn, súc tích, chia từng đoạn nhỏ, gạch đầu dòng, điều chỉnh theo nhu cầu người mua
Giới thiệu qua công ty (Sản phẩm, Selling point, chứng chỉ, kinh nghiệm ）
Nội dung chính email: xác nhận thêm thông tin, gửi quotation
Nhắc về file đính kèm. File đính kèm: tên file, nội dung, Chữ ký
Theo dõi phản hồi sau khi gửi

Quản lý thư hỏi hàng – Inquiry Management

Truy cập vào My Products >> Communication >> Message để quản lý thư hỏi hàng

Nếu như người quản lý gian hàng có việc bận, đi công tác thì nên assign task cho 1 người khác thực hiện để không bỏ lỡ thư hỏi hàng của khách hàng

Để tiếp cận khách hàng nhanh chóng và chu đáo hơn thì có thể Message >> Automatic Response settings.

Set bộ mẫu câu trả lời tự động:

Ví dụ:

Tin nhắn chào mừng:

Chào mừng đến với Proline Việt Nam!
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi cho chúng tôi, tôi đang kiểm tra và phản hồi sớm.

Vui lòng kiểm tra trang web của chúng tôi: link để biết thêm thông tin

Các câu hỏi đặt trước

Bạn vui lòng xác nhận giúp thông tin như bên dưới để mình báo giá tốt nhất nhé:

Cấu trúc của vật liệu
Kích thước
Số lượng
Thời hạn giá
…

Lưu ý: ⅔ khách hàng trên Alibaba.com sẽ lựa chọn gửi tên nhắn để hỏi hàng chính vì vậy hãy cố gắng để cho tài khoản của bạn luôn hiển thị ở chế độ đang hoạt động để không bỏ lỡ tin nhắn từ những khách hàng tiềm năng.

Online Alibaba App: Sign in app Alisupplier = ID/email + Password

Kỹ năng khai thác, xử lý inquiry, chat now

Để khai thác, xử lý tốt thư hỏi hàng của khách hàng thì cần phải có phiếu điều tra thông tin khách hàng, nhật ký tiếp xúc khách hàng để không bị bỏ lỡ thông tin khách hàng:

Phân loại khách hàng, sản phẩm
Phiếu điều tra thông tin khách hàng
Lên kịch bản sales
Lên bộ mẫu câu hỏi, câu trả lời
Quy chuẩn các Form mẫu: Quotation, PI, invoice…
Follow Khách hàng

Trên đây, Innovative Hub đã chia sẻ cách quản lý thư hỏi hàng trên Alibaba.com. Bạn có thể tìm hiểu đọc thêm về quy trình vận hành gian hàng thành công trên Alibaba.com tại đây. Đừng quên theo dõi Innovative Hub để được chia sẻ những thông tin hữu ích về kiến thức xuất khẩu.