Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu – Quy Trình Và Các Bước Chi Tiết

Thủ tục hải quan xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao thương quốc tế, đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được kiểm tra và thông quan

Thủ tục hải quan xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao thương quốc tế, đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được kiểm tra và thông quan đúng quy định. Trong bài viết này, Innovative Hub sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu, giúp doanh nghiệp nắm rõ từng bước thực hiện.

>> Tìm hiểu thêm Luật về thuế trong xuất nhập khẩu

Thủ Tục Hải Quan Điện Tử là gì?

Thủ tục hải quan điện tử là quá trình khai, tiếp nhận và xử lý thông tin xuất nhập khẩu thông qua hệ thống điện tử do Tổng Cục Hải Quan quản lý. Điều này giúp việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu thời gian xử lý giấy tờ truyền thống.

Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan (Hệ thống XLDLĐTHQ) là hệ thống thông tin do TCHQ quản lý để thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Quy Trình Khai Báo Hải Quan

Khai báo hải quan xuất khẩu được thực hiện thông qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan, bao gồm hai loại chính:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu (IDC): Là chứng từ điện tử với các chỉ tiêu khai báo đầy đủ về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, mã số HS, trị giá hàng hóa, chính sách thuế.
• Khai báo trước thông tin (IDA): Trường hợp cần khai trước thông tin, sau đó có thể điều chỉnh thông tin trước khi khai báo chính thức.

Đối Tượng Áp Dụng

Thủ tục hải quan điện tử áp dụng cho:

Người khai hải quan

Người khai hải quan là những ai?

Người khai hải quan gồm các đối tượng sau:

• Chủ hàng hóa XK,NK. Trường hợp chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý hải quan
• Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong trường hợp hàng hóa là quà biếu, quà tặng của cá nhân; hành lý gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh.
• Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
• Đại lý làm thủ tục hải quan.
• Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trừ trường hợp chủ hàng có yêu cầu khác.
• Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh hoặc người được chủ phương tiện vận tải ủy quyền
• Người được chủ hàng hóa ủy quyền đối với hàng hóa NK để thực hiện dự án đầu tư miễn thuế
• Người thực hiện dịch vụ trung chuyển

Nghĩa Vụ Của Người Khai Hải Quan

Người khai hải quan, bao gồm chủ hàng hóa xuất khẩu, người ủy quyền hoặc đại lý hải quan, có trách nhiệm:

• Lưu giữ chứng từ điện tử theo quy định; cung cấp các chứng từ điện tử có liên quan cho cơ quan hải quan kiểm tra, thanh tra theo thẩm quyền
• Ký tên, đóng dấu vào các chứng từ, tài liệu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của chứng từ.
• Sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản truy cập để thực hiện thủ tục hải quan điện tử; bảo mật tài khoản và chịu trách nhiệm về các giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.
• Đáp ứng các điều kiện về công nghệ thông tin và kỹ năng khai hải quan điện tử. Trường hợp chưa đáp ứng thì thực hiện thủ tục hải quan điện tử thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.

Điều Kiện Về Kỹ Thuật Và Công Nghệ

Một yếu tố bắt buộc trong thủ tục hải quan điện tử là việc sử dụng chữ ký số công cộng. Doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan trước khi tiến hành giao dịch điện tử. Chữ ký số giúp xác thực các giao dịch, đảm bảo tính bảo mật và chịu trách nhiệm pháp lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo về:

• Trang thiết bị kỹ thuật: Phải đảm bảo đường truyền, phần mềm khai hải quan điện tử đáp ứng yêu cầu.
• Kỹ năng khai báo hải quan: Người thực hiện khai hải quan cần được đào tạo qua các cơ sở đào tạo chính thức, có khả năng sử dụng thành thạo hệ thống khai hải quan điện tử. Trường hợp không đáp ứng được các điều kiện trên, người khai hải quan phải thực hiện thủ tục hải quan điện tử thông qua đại lý hải quan.

Thời hạn khai, nộp hồ sơ hải quan

• Đối với hàng hóa XK: sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông quan và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa XK gửi bằng chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh
• Đối với hàng hóa NK: trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;

Địa điểm đăng ký tờ khai hải quan

• Đối với hàng hóa XK: Chi cục hải quan thuận tiện cho doanh nghiệp
• Đối với hàng hóa NK: Chi cục hải quan cửa khẩu nơi quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa, cảng đích ghi trên vận tải đơn, hợp đồng vận chuyển hoặc Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi hàng hóa được chuyển cửa khẩu đến.

Nguyên tắc khai hải quan

Những nguyên tắc mà người khai hải quan cần nắm khi thực hiện thủ tục khai hải quan

• Người khai hải quan phải khai đầy đủ, chính xác, trung thực, rõ ràng các tiêu chí trên tờ khai hải quan; tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung đã khai.
• Loại hình khác nhau thì khai tờ khai khác nhau
• 01 tờ khai khai được một hoặc nhiều hơn một hóa đơn. (nếu nhiều hóa đơn thì lập bảng kê hóa đơn, khai đính kèm
• 01 vận đơn phải được khai trên một tờ khai hải quan nhập khẩu. Trường hợp 1 vận đơn khai báo cho nhiều tờ khai hải quan, người khai hải quan thông báo tách vận đơn với cơ quan hải quan trước khi đăng ký tờ khai hải quan
• Được khai gộp các hàng hóa cùng học sinh
• Phải khai danh sách container hàng XK, NK tại thời điểm khai hải quan
• Được khai nhiều hợp đồng cho 01 tờ khai hải quan, điều kiện: cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, cùng một khách hàng và giao hàng một lần.
• Hàng hoá thuộc đối tượng không chịu thuế, miễn thuế theo quy định thì phải khai các thông tin không chịu thuế, miễn thuế.
• Phải khai danh sách container hàng XK, NK tại thời điểm khai hải quan
• Được khai nhiều hợp đồng cho 01 tờ khai hải quan, điều kiện: cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, cùng một khách hàng và giao hàng một lần.
• Hàng hoá thuộc đối tượng không chịu thuế, miễn thuế theo quy định thì phải khai các thông tin không chịu thuế, miễn thuế.

Hồ Sơ Hải Quan 

Hồ sơ hải quan xuất khẩu

Hồ sơ hải quan xuất khẩu bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Chứng từ điện tử quan trọng.
• Hóa đơn thương mại: Xác định giá trị hàng hóa xuất khẩu.
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính. 
• Giấy phép xuất khẩu: Trong trường hợp hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc cần giấy phép đặc biệt.

Hồ sơ hải quan nhập khẩu

Hồ sơ hải quan nhập khẩu bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại; V5
• Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương; V5
• Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính;
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 1 bản chính.

Các Bước Kiểm Tra Hải Quan

Quy trình kiểm tra hải quan bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ hải quan: Xác định tính hợp lệ của hồ sơ, kiểm tra mã số thuế, trị giá hải quan, xuất xứ hàng hóa.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa: Thực hiện tại cửa khẩu hoặc các địa điểm kiểm tra tập trung ( tại khu vực cửa khẩu; Trụ sở Chi cục Hải quan; kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan; địa điểm kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình; nơi tổ chức hội chợ, triển lãm;…) Các loại hàng hóa có thể miễn kiểm tra nếu đáp ứng đủ điều kiện đặc biệt.

Việc kiểm tra thực tế giúp đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo chúng phù hợp với khai báo trên tờ khai hải quan.

Các mặt hàng được miễn kiểm tra bao gồm hàng hóa phục vụ quốc phòng, an ninh, hoặc các trường hợp khẩn cấp.

Thủ Tục Kiểm Tra Chuyên Ngành

Một số loại hàng hóa cần phải qua kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan. Ví dụ:

• Kiểm dịch động thực vật: Kiểm tra tại cửa khẩu hoặc các địa điểm kiểm dịch nội địa.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa và an toàn thực phẩm: Cơ quan hải quan cho phép doanh nghiệp mang hàng hóa về bảo quản trong thời gian chờ kết quả kiểm tra.

Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp kết quả kiểm tra cho cơ quan hải quan trong vòng 30 ngày để hoàn tất quá trình thông quan.

Thông Quan Và Giải Phóng Hàng

Khi các thủ tục hải quan được hoàn tất và hàng hóa đạt yêu cầu về kiểm tra chuyên ngành, hàng hóa sẽ được thông quan. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể đề nghị giải phóng hàng hóa trước khi có kết quả kiểm tra chính thức, nhưng phải nộp thuế hoặc có bảo lãnh.

Các trường hợp được phép giải phóng hàng hóa bao gồm:

• Hàng hóa cần phân tích để xác định mã số, trị giá hoặc khối lượng.
• Hàng hóa chưa có giá chính thức tại thời điểm khai báo.
• Hàng hóa đang chờ tham vấn về trị giá hải quan.

Kết Luận

Thủ tục hải quan xuất khẩu yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ hồ sơ, khai báo đến kiểm tra hàng hóa. Việc nắm rõ các quy định và quy trình thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.