Chiến lược xây dựng, quản lý đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc xây dựng và quản lý một đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com hiệu quả không chỉ giúp

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc xây dựng và quản lý một đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn mở rộng thị trường. Bài viết này, Innovative Hub sẽ chia sẻ những chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng và quản lý đội ngũ vận hành tài khoản, nâng cao hiệu suất và thúc đẩy doanh số vượt bậc.

>> Đọc thêm về cách Vận hành gian hàng thành công trên Alibaba.com

Xây dựng đội ngũ vận hành Alibaba.com như thế nào?

Khác biệt giữa đội ngũ vận hành Online & Offline

Đội ngũ vận hành giữa nền tảng Online & Offline sẽ có sự khác biệt rất lớn. Cụ thể:

Đội ngũ Offline	Đội ngũ Online
Số lượng cần đông hơn  Có mặt tại văn phòng thường xuyên Phù hợp với full-time Khó đo lường được kết quả nhanh chóng (phải thông qua kết quả doanh số của sale)	Tinh giản, gọn nhẹ Có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi Có thể kết hợp part time – full time, linh hoạt nhất có thể Hoàn toàn đánh giá được kết quả cụ thể sau 3-6 tháng

Xây dựng đội ngũ vận hành Alibaba.com

Từ sự khác biệt về tính chất, cách thức vận hành giữa online & offline, doanh nghiệp có thể xây dựng nên đội ngũ vận hành Alibaba.com chia theo những giai đoạn khác nhau:

Online từ 0 – 6 tháng:

Sau khi xác định được mục tiêu công việc cụ thể thì cần tối thiểu 1 nhân sự full time chính phụ trách. Tuỳ điều kiện doanh nghiệp thì có thể tuyển thêm 1 bạn partime hỗ trợ phản hồi khách hàng để duy trì tỷ lệ phản hồi trong vòng 24h, đáp ứng được các mục tiêu mà Alibaba.com đề ra.

Yêu cầu đối với nhân sự vận hành tài khoản:

Online từ 6 – 12 tháng:

Số lượng nhân sự đảm nhiệm: 1 nhân sự fulltime phụ trách chính và 1-2 nhân sự parttime hỗ trợ chăm sóc, phản hồi các thư hỏi hàng của khách hàng để thúc đẩy chốt đơn hàng.

Online từ 1 – 3 năm:

Giai đoạn này doanh nghiệp đã bắt đầu có sự ổn định, quen với việc vận hành nền tảng. Doanh nghiệp lúc này có thể xây dựng đội ngũ vận hành như 1 phòng kinh doanh xuất khẩu.

Trong đó bao gồm 1 manager quản lý 2 team gồm: Team Marketing phụ trách tài khoản Alibaba duy trì việc update đăng bài và các hoạt động vận hành tài khoản; Team Sale tập trung vào chăm sóc khách hàng. Ngoài ra có thể có riêng một nhân sự làm chứng từ, quản lý các giấy tờ, thủ tục xuất khẩu.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau:

Quản lý đội ngũ vận hành Alibaba.com

Sau khi đã xây dựng được một đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com hoàn chỉnh thì cần có chiến lược quản lý hiệu quả.

Tiêu chí

Có 4 tiêu chí quản lý đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com mà doanh nghiệp cần nắm đó là:

• Tính hiệu quả về mặt chi phí: Dựa trên khối lượng, mục tiêu công việc mà tuyển dụng số lượng nhân sự vận hành tương ứng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả đặt ra. 
• Sự nhất quán với mục tiêu ban đầu.
• Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Trong một số trường hợp nhất định thì nhân sự có thể hỗ trợ các công việc phát sinh.

Cách thức quản lý hiệu quả

Xây dựng quy trình thống nhất

Bất cứ công việc nào được thực hiện theo một quy trình thống nhất sẽ giúp mang lại hiệu quả tốt hơn. Hơn nữa, việc tạo ra một quy trình làm việc ngay từ đầu sẽ giúp cho các công tác training cho các nhân sự sau đó nhanh chóng, bài bản, thống nhất hơn.

Ví dụ về xây dựng quy trình đăng bài trên Alibaba.com:

Theo dõi kiểm soát bằng bảng biểu 

Nên quản lý đội ngũ vận hàng bằng bảng biểu. Chẳng hạn, kiểm soát việc đăng bài của nhân sự bằng cách đặt tên sản phẩm = Bổ ngữ 1 + Từ Khóa + Bổ ngữ 2. Sau đó cập nhật chuẩn vào bảng biểu để người quản lý theo dõi.

Ví dụ về lập bảng biểu theo dõi thư hỏi hàng:

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và cải thiện

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và cải thiện hoạt động trên Alibaba.com thông qua mô hình PDCA:

P – Plan: Kế hoạch. 

D – Do: Thực hiện. 

C – Check: Kiểm tra. 

A – Act: Điều chỉnh, cải tiến.

PDCA chính là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến hoạt động nào đó của công ty, doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa vào đó để theo dõi, thay đổi công việc, đề ra mục tiêu và áp dụng nó theo một vòng lặp nhất định cho sự phát triển của công ty. 

Thông qua mô hình PDCA thì quy trình làm việc sẽ liên tục được cải tiến, giúp nâng cao năng suất lao động, khuyến khích những sự thay đổi mang tính đột phá, duy trì quyền kiểm soát với nhân sự trong dự án.

Ở mục kiểm tra và điều chỉnh cải tiến, Alibaba.com hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra những gợi ý về các đầu mục chưa đạt yêu cầu để khắc phục. 

Ngoài ra, có thể kiểm soát tốt các Sub Account, vì Response Time là cộng gộp của tất cả Main-account & Sub-account. Có thể download file excel để quản lý hoạt động của nhân sự trong việc phản hồi khách hàng, kịp thời nhắc nhở.

Theo dõi kết quả vận hành gian hàng thông qua Data Overview:

Kiểm tra xem bài đăng sản phẩm đang hoạt động như thế nào, có nhiều view, click không, từ khóa đang sử dụng có hiệu quả không?,…. thông qua Product Analysis.

Ngoài ra còn có thể kiểm tra hệ thống tăng trưởng sản phẩm: sản phẩm Top, Super, Potential

Như vậy bài viết đã chia sẻ cách xây dựng và quản lý đội ngũ vận hành tài khoản Alibaba.com theo từng giai đoạn cụ thể. Qua đó, hy vọng mang đến những thông tin hữu ích giúp quá trình kinh doanh của Quý doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu.

Nếu như không có đủ nguồn lực, kiến thức vận hành tài khoản, chưa biết bắt đầu từ đâu để có thể gia nhập Alibaba.com thì cũng đừng lo lắng vì Innovative Hub sẽ hỗ trợ bạn. Chúng tôi là đại lý uỷ quyền tại Việt Nam của Alibaba.com. Trong quá trình vận hành, Innovative Hub sẽ có những buổi tư vấn và đào tạo doanh nghiệp về vận hành gian hàng trên nền tảng Alibaba.com.

Innovative Hub trong danh sách đại lý chính thức của Alibaba.com

Liên hệ để tư vấn và đăng ký ngay tại đây!