10 điều doanh nghiệp cần biết khi xin chứng nhận xuất xứ C/O để hưởng ưu đãi FTA

Bài viết dưới đây, Innovative Hub tổng hợp 10 điều kiện và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động xin cấp C/O đúng quy định, tránh sai sót, và tận dụng tối đa lợi thế thuế quan từ các FTA.

>> Đọc thêm: Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa cập nhật mới nhất 2025

C/O là gì? Vì sao quan trọng với doanh nghiệp xuất khẩu

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin – C/O) là văn bản xác nhận hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định. Đây là tấm hộ chiếu giúp hàng hóa Việt Nam được hưởng ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu sang các quốc gia có Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) với Việt Nam như EVFTA, RCEP, CPTPP, UKVFTA,…

Nếu không có C/O hợp lệ, hàng hóa có thể vẫn được nhập khẩu nhưng không được hưởng thuế ưu đãi. Do đó, việc xin cấp C/O đúng quy định không chỉ giúp giảm chi phí thuế mà còn thể hiện uy tín và năng lực tuân thủ quốc tế của doanh nghiệp xuất khẩu.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O

10 điều doanh nghiệp cần chuẩn bị khi xin cấp chứng nhận xuất xứ C/O

Thủ tục và lợi ích khi cấp C/O điện tử qua hệ thống eCoSys

Trong những năm gần đây, Bộ Công Thương đã triển khai hệ thống eCoSys https://ecosys.gov.vn nhằm điện tử hóa toàn bộ quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O). Hệ thống này giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ, ký số, tra cứu và nhận kết quả trực tuyến, thay vì phải nộp bản giấy như trước đây.

Quy trình cấp chứng nhận xuất xứ C/O điện tử cơ bản

• Đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống eCoSys và hoàn thiện hồ sơ thương nhân (mẫu dấu, chữ ký, giấy phép kinh doanh…).

• Khai báo hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận xuất xứ C/O điện tử, bao gồm hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, vận đơn, bảng kê chi phí, quy trình sản xuất.

• Ký số và gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan cấp C/O được phân quyền (Sở Công Thương hoặc Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực).

• Nhận kết quả trực tuyến: khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có thể tải C/O điện tử có mã QR xác thực để in hoặc gửi cho đối tác.

Lợi ích khi chuyển sang C/O điện tử

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: quy trình xử lý nhanh hơn, không phải nộp hồ sơ giấy.

• Minh bạch và dễ tra cứu: doanh nghiệp có thể kiểm tra tiến độ và lịch sử cấp C/O ngay trên hệ thống.

• Giảm sai sót hành chính: tự động kiểm tra lỗi định dạng, thống nhất mẫu biểu theo chuẩn quốc tế.

• Tăng độ tin cậy: C/O điện tử có mã QR giúp cơ quan hải quan nước nhập khẩu dễ dàng xác minh tính xác thực.

Lưu ý, một số FTA như EVFTA, UKVFTA, EAEU vẫn yêu cầu bản giấy có chữ ký thật của cơ quan cấp do quy định của đối tác nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu cụ thể của từng thị trường để lựa chọn hình thức phù hợp.

>> Đọc thêm: Xuất khẩu sang thị trường Châu Âu thông qua EVFTA

Hiểu rõ quy tắc xuất xứ để đảm bảo C/O hợp lệ và tối đa ưu đãi FTA

Một trong những yếu tố then chốt khi xin C/O là tuân thủ đúng quy tắc xuất xứ hàng hóa (Rules of Origin – ROO). Đây là căn cứ xác định sản phẩm có được coi là “Made in Vietnam” và có đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA hay không.

Ba nhóm quy tắc phổ biến doanh nghiệp cần nắm rõ

• WO – Wholly Obtained (Xuất xứ thuần túy):

Áp dụng cho hàng hóa được khai thác, thu hoạch hoặc sản xuất hoàn toàn tại Việt Nam.

Ví dụ: gạo, cà phê, hải sản đánh bắt trong vùng biển Việt Nam.

• CTC – Change in Tariff Classification (Chuyển đổi mã HS):

Hàng hóa được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu nhưng qua quá trình gia công, mã HS ở cấp độ 4 hoặc 6 số đã thay đổi so với nguyên liệu ban đầu.

Ví dụ: linh kiện nhập khẩu được lắp ráp thành máy in hoặc điện thoại hoàn chỉnh.

• VA – Value Added (Tỷ lệ giá trị gia tăng):

Sản phẩm phải đạt tỷ lệ giá trị nội địa nhất định (thường từ 40% đến 50%) tùy FTA.

Ví dụ: áo sơ mi được coi là có xuất xứ Việt Nam nếu tỷ lệ giá trị gia công trong nước đạt trên 50%.

>> Đọc thêm Tận dụng FTA và thương mại điện tử để mở rộng thị trường

Những lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp bị từ chối cấp C/O và cách khắc phục

Dù quy trình xin cấp chứng nhận xuất xứ C/O ngày càng đơn giản hơn nhờ hệ thống điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối cấp do sai sót nhỏ trong khâu khai báo và chuẩn bị chứng từ. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất cần lưu ý:

• Khai sai hoặc thiếu mã HS code: Mã HS không chính xác sẽ dẫn đến việc áp sai biểu thuế và mất quyền hưởng ưu đãi.

• Mô tả hàng hóa không thống nhất giữa C/O và hóa đơn thương mại: Tên hàng, chủng loại hoặc số lượng không trùng khớp là nguyên nhân phổ biến khiến cơ quan cấp nghi ngờ tính xác thực.

• Không chứng minh được tỷ lệ nguyên liệu nội địa đạt yêu cầu: Doanh nghiệp chưa lập được bảng tính chi phí, bảng kê nguồn gốc nguyên liệu rõ ràng.

• Sai lệch giữa tờ khai hải quan và hồ sơ C/O: Ngày, mã tờ khai, hoặc số vận đơn không đồng nhất.

• Sử dụng tiếng Việt hoặc tẩy xóa trên mẫu C/O: Mọi thông tin phải trình bày bằng tiếng Anh, không viết tay, không sửa chữa.

• Nộp sai mẫu form hoặc quá hạn nộp: Mỗi FTA có mẫu C/O riêng và quy định thời hạn cấp cụ thể, thông thường trong vòng 3–10 ngày kể từ ngày xuất khẩu.

• Người ký không trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký trong hồ sơ thương nhân: Chữ ký không hợp lệ khiến C/O bị hải quan nước nhập khẩu bác bỏ.

Kết luận 

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình cấp Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp Việt Nam tăng khả năng cạnh tranh, tận dụng ưu đãi thuế quan và mở rộng xuất khẩu sang các thị trường có FTA.

Chính vì vậy trong thời đại số hóa, doanh nghiệp cần:

• Chủ động cập nhật quy định mới từ Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương;

• Ứng dụng hệ thống eCoSys để nộp và theo dõi hồ sơ điện tử;

• Xây dựng bộ phận chuyên trách về xuất xứ hàng hóa để đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp.

Theo dõi mục Kiến thức của Innovative Hub để trang bị kiến thức về xuất khẩu, thương mại điện tử