Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa cập nhật mới nhất 2025

Bài viết sau, Innovative Hub sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ quy trình xuất khẩu và nhập khẩu từ A đến Z – đơn giản, dễ hiểu, phù hợp cho cả người mới bắt đầu và các doanh nghiệp đang vận hành hệ thống logistics.

Tổng quan về xuất khẩu và nhập khẩu

Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hóa hoặc dịch vụ từ một quốc gia sang quốc gia khác, nhằm mục đích tiêu thụ ở thị trường nước ngoài. Trong khi đó, nhập khẩu là quá trình đưa hàng hóa hoặc dịch vụ từ nước ngoài về để sử dụng hoặc tiêu thụ trong nước.

Hai hoạt động này không chỉ giúp cân bằng cán cân thương mại quốc gia, mà còn là phương tiện để các doanh nghiệp khai thác lợi thế so sánh, tiếp cận công nghệ mới, nâng cao trình độ sản xuất, và tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu.

Đặc biệt, trong thời đại các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, RCEP đang phát huy hiệu lực, việc nắm vững quy trình xuất nhập khẩu là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tận dụng ưu đãi thuế quan và mở rộng thị trường.

>> Tìm hiểu thêm: Xuất khẩu qua thị trường châu Âu thông qua EVFTA

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá 

Quy trình nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu là tập hợp các bước cần thực hiện để đưa hàng hóa từ nước ngoài vào thị trường trong nước, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

1. Nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác

Trước khi bắt đầu giao dịch, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường cung ứng: quốc gia sản xuất, năng lực nhà cung cấp, điều kiện thương mại, giá cả và uy tín. Việc đánh giá kỹ càng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình đàm phán, giao dịch và vận chuyển.

2. Xin giấy phép nhập khẩu (nếu áp dụng)

Không phải tất cả các mặt hàng đều được nhập khẩu tự do. Một số nhóm hàng hóa nằm trong danh mục quản lý chuyên ngành (ví dụ: nguyên liệu thuốc lá, phế liệu, thực phẩm chức năng, hóa chất…) bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu do các cơ quan chức năng như Bộ Y tế, Bộ Công Thương hoặc Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn cấp. Doanh nghiệp cần tra cứu danh mục hàng hóa theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn liên quan.

3. Ký hợp đồng và đàm phán điều kiện thương mại

Sau khi chọn được đối tác phù hợp, hai bên sẽ ký kết hợp đồng ngoại thương (sales contract) thống nhất các điều kiện mua bán bao gồm: đơn giá, số lượng, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện Incoterms (CIF, FOB, DDP…), và phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/P,…).

4. Mở thư tín dụng (L/C) hoặc thanh toán trước (T/T)

Nếu thanh toán bằng L/C, bên nhập khẩu sẽ yêu cầu ngân hàng phát hành thư tín dụng theo đúng điều kiện hợp đồng. Trường hợp thanh toán T/T, bên mua thường phải chuyển trước một phần hoặc toàn bộ số tiền theo thỏa thuận.

>> Đọc thêm Các phương thức thanh toán quốc tế

5. Nhận thông báo lô hàng và chứng từ từ nhà xuất khẩu

Khi hàng được giao cho đơn vị vận chuyển, bên xuất khẩu sẽ gửi thông báo về tình trạng lô hàng và các chứng từ liên quan, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Bill of Lading)

• Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

• Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng (nếu có)

6. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và cung cấp bộ chứng từ cho cán bộ hải quan kiểm tra.

Hàng hóa sẽ được phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ tùy theo mức độ rủi ro, và sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp có thể nhận hàng tại cảng hoặc kho CFS.

Quy trình xuất khẩu

Quy trình xuất khẩu là toàn bộ quá trình từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi hàng hóa được chuyển giao cho đối tác quốc tế, bao gồm các bước sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu và gửi báo giá

Doanh nghiệp xuất khẩu tiếp nhận yêu cầu từ đối tác nước ngoài, sau đó cung cấp báo giá chính thức (Proforma Invoice) kèm theo các thông tin chi tiết về sản phẩm, điều kiện giao hàng, thời gian giao, và phương thức thanh toán.

2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu

Hai bên tiến hành đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương. Việc thỏa thuận điều kiện Incoterms là bước then chốt để phân định trách nhiệm, chi phí và rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa.

3. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)

Một số mặt hàng như nông sản chiến lược, khoáng sản, gạo, hoặc hàng hóa thuộc diện kiểm soát đặc biệt sẽ cần xin giấy phép xuất khẩu theo quy định pháp luật.

4. Sản xuất và kiểm định hàng hóa

Doanh nghiệp chuẩn bị hoặc sản xuất hàng hóa theo đúng yêu cầu đặt hàng. Đồng thời, cần liên hệ với các tổ chức kiểm định độc lập để thực hiện kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm (nếu có).

5. Xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Tùy theo thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp cần xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu phù hợp (C/O form A, E, D, EUR.1…) nhằm được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các FTA mà Việt Nam là thành viên.

6. Đặt chỗ tàu và chuẩn bị giao hàng

Doanh nghiệp liên hệ hãng tàu hoặc công ty giao nhận để đặt booking container, chuẩn bị bộ chứng từ giao hàng và sắp xếp việc vận chuyển hàng đến cảng.

7. Mua bảo hiểm hàng hóa

Nếu điều kiện Incoterms yêu cầu bên bán mua bảo hiểm (như CIF), doanh nghiệp cần lựa chọn nhà bảo hiểm uy tín và xuất trình Giấy chứng nhận bảo hiểm trong bộ chứng từ xuất khẩu.

8. Khai báo hải quan và xuất hàng

Hồ sơ hải quan được khai báo điện tử, kiểm tra thực tế (nếu có), sau đó hàng hóa sẽ được niêm phong và xếp lên tàu. Vận đơn sẽ được hãng tàu phát hành sau khi hàng rời cảng.

9. Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài

Doanh nghiệp gửi bộ chứng từ đầy đủ gồm vận đơn, hóa đơn, C/O, packing list, giấy chứng nhận kiểm định và các tài liệu khác theo yêu cầu để đối tác làm thủ tục nhận hàng.

Những rủi ro trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá

Hoạt động xuất nhập khẩu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do đặc thù liên quan đến thương mại quốc tế, hệ thống pháp lý đa quốc gia và các yếu tố bất định trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Rủi ro về vận chuyển: Hàng hóa có thể bị mất mát, hư hỏng, giao trễ do điều kiện thời tiết, tai nạn, đình công tại cảng hoặc chậm trễ trong khâu logistics.

• Rủi ro pháp lý và chính sách: Sự thay đổi chính sách thương mại, kiểm soát ngoại hối hoặc quy định hải quan tại quốc gia nhập khẩu có thể khiến hàng bị giữ lại hoặc từ chối thông quan.

• Rủi ro về thanh toán: Với các giao dịch quốc tế, việc sử dụng phương thức thanh toán không phù hợp (đặc biệt là thanh toán trả sau hoặc không đảm bảo) có thể khiến doanh nghiệp không thu hồi được công nợ.

• Rủi ro từ đối tác: Việc hợp tác với đối tác thiếu uy tín, không rõ ràng về pháp lý hoặc không tuân thủ điều khoản hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp, thiệt hại tài chính và uy tín.

• Rủi ro do sai sót chứng từ: Việc khai báo sai mã HS, thiếu sót giấy tờ (C/O, vận đơn, hóa đơn…) hoặc chậm trễ trong hoàn thiện chứng từ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và giao hàng.

Mẹo hạn chế rủi ro khi xuất khẩu hàng hóa

Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro trong xuất khẩu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động xây dựng giải pháp giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ lợi ích của mình thông qua các biện pháp sau:

• Lựa chọn đối tác uy tín và có hồ sơ pháp lý rõ ràng, ưu tiên làm việc với các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm giao dịch quốc tế và lịch sử tín dụng minh bạch.

• Sử dụng phương thức thanh toán an toàn, chẳng hạn như thư tín dụng (L/C) không hủy ngang, đặc biệt trong các giao dịch lần đầu hoặc có giá trị lớn.

• Mua bảo hiểm hàng hóa phù hợp theo điều kiện Incoterms đã thỏa thuận, nhằm bảo vệ quyền lợi trong trường hợp xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển.

• Sử dụng dịch vụ logistics và khai thuê hải quan chuyên nghiệp, đặc biệt với các lô hàng có tính chất phức tạp hoặc yêu cầu chứng từ đặc biệt.

• Luôn cập nhật các quy định pháp luật quốc tế và trong nước, bao gồm thuế suất, chính sách hải quan, kiểm dịch và tiêu chuẩn hàng hóa tại thị trường mục tiêu.

• Kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ xuất khẩu trước khi gửi cho đối tác, đảm bảo mọi thông tin khớp với thực tế hàng hóa, tránh sai sót không đáng có.

Kết luận

Việc nắm vững quy trình xuất nhập khẩu là một yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Một quy trình được xây dựng bài bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn hạn chế rủi ro và nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế.

Doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc vào nguồn nhân lực xuất nhập khẩu, hệ thống quản lý chứng từ và lựa chọn đối tác logistics uy tín để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giao thương quốc tế một cách bền vững.

Nếu như cần hỗ trợ tư vấn xuất khẩu chi tiết, hãy để lại thông tin liên hệ ở form bên dưới. Innovative Hub với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn!

Đăng ký tư vấn xuất khẩu