Một doanh nghiệp khi mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra ngoài biên giới, hàng hóa trải qua quá trình thông quan sẽ được cục Hải quan của nước liên quan xử lý. Các chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu được chính phủ ủy quyền cho cơ quan hải quan thực hiện sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào quốc gia. Bộ phận hải quan cũng thu thuế hải quan và cho phép các chuyến hàng ra vào đất nước. Cơ quan hải quan xử lý việc thông quan khi hàng hóa rời khỏi biển và cơ quan hải quan của nước nhận hàng sẽ làm thủ tục nhập cảnh vào quốc gia của họ. Khi hàng hóa đi vào một quốc gia, nó sẽ được lưu kho tại một khu vực thuộc quyền quản lý của hải quan để chờ thông quan, sau đó sẽ được vận chuyển đến người nhận. Bài viết này trình bày chi tiết những gì mà doanh nghiệp xuất khẩu cần lưu ý trong quy trình làm thủ tục hải quan và cách tận dụng nó để làm cho việc vận chuyển quốc tế trở nên dễ dàng hơn.

THỦ TỤC HẢI QUAN LÀ GÌ

Thông quan là quá trình xin phép cơ quan chính phủ liên quan để chuyển hàng hóa ra khỏi một quốc gia (xuất khẩu) hoặc đưa hàng hóa vào quốc gia (nhập khẩu). Chúng ta cũng có thể định nghĩa thủ tục hải quan là một chứng từ mà cơ quan hải quan cấp cho người gửi hàng. Tài liệu này thường chỉ ra rằng người gửi hàng đã thanh toán tất cả các loại thuế và hàng hóa của họ được thông quan để xuất khẩu. Để có được chứng từ thông quan này phải có chứng từ khai báo hải quan, trong đó liệt kê hàng hóa bạn có trong hàng hóa cùng với các chứng từ sau:

• Giấy phép xuất khẩu và nhập khẩu cho phép di chuyển hàng hóa liên tục qua biên giới. Như tên hàng hóa, giấy phép xuất khẩu cho phép xuất khẩu hàng hóa và người gửi có cần giấy phép xuất khẩu hay không tùy thuộc vào loại hàng hóa đang vận chuyển. Giấy phép nhập khẩu sẽ cho phép người nhận mang vào những hàng hóa bị hạn chế và bạn phải nộp đơn lên cơ quan cấp phép cho cả hai loại hàng hóa đó.
• Hóa đơn chiếu lệ đã gửi cho người mua sau khi người mua xác nhận đơn đặt hàng. Hóa đơn chiếu lệ được coi như một thỏa thuận giữa tất cả các bên liên quan đến giao dịch, một số quốc gia sử dụng nó thay cho hóa đơn thương mại. Vì lý do này, cơ quan hải quan sử dụng thông tin trên hóa đơn chiếu lệ để xác định thuế và nghĩa vụ.
• Danh sách đóng gói hải quan, bao gồm tất cả các mặt hàng có trong lô hàng. Khi hàng hóa rời cảng, danh sách này đi kèm với nó để giúp các công ty vận tải theo dõi mọi mặt hàng có trong lô hàng.
• Quốc gia xuất xứ, một tài liệu do người gửi cấp cho biết hàng hóa đang vận chuyển được sản xuất, chế biến hoặc mua từ đâu.
• Hóa đơn thương mại, giống như hóa đơn chiếu lệ, kết nối người bán và người mua và cung cấp bằng chứng về giao dịch giữa cả hai bên. Hóa đơn thương mại chứa các thông tin sau:

• • • Tên và địa chỉ của người gửi hàng
    • Tên và địa chỉ của bên nhận lô hàng
    • Địa chỉ mà lô hàng sẽ đến, nếu nó khác với địa chỉ của bên nhận
    • Số điện thoại liên lạc của khách hàng
    • Khối lượng và trọng lượng hàng hóa
    • Số và ngày của hóa đơn
    • Điều khoản bán hàng hóa
    • Điều khoản thanh toán cho hàng hóa
    • Đơn vị tiền tệ thanh toán cho hàng hóa
    • Số lượng hàng bán
    • Mô tả hàng hóa
    • Đơn vị đo lường
    • Đơn giá của hàng hóa
    • Tổng giá trị thương mại của hóa đơn
    • Tổng giá của hàng hóa
    • Dấu đóng gói
    • Phương thức vận chuyển
    • Chi tiết bảo hiểm hàng hóa
    • Người gửi và mã số thuế của người mua và các thông tin khác
    • Điều khoản mà bạn và người mua đã đồng ý
    • Phí linh tinh
    • Chứng chỉ

QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN

• Kiểm tra tài liệu: Tất cả các tài liệu được liệt kê có liên quan sẽ được nhân viên hải quan xem xét theo đúng thứ tự của quá trình thông quan
• Tính thuế và nghĩa vụ: Môi giới hải quan là người chịu trách nhiệm thanh toán thuế và thuế nhập khẩu. Các loại thuế này được tính dựa trên loại hàng hóa trong lô hàng, giá trị khai báo của chúng, luật hải quan của quốc gia mà người gửi vận chuyển đến và phương thức vận chuyển, điều khoản đã chọn.
• Lựa chọn Incoterm và thanh toán các loại thuế và nghĩa vụ: Người gửi có thể chọn DDU (Thuế đã giao chưa thanh toán) hoặc DDP (Đã nộp thuế đã giao). Các quan chức hải quan sẽ kiểm tra điều khoản nào áp dụng cho lô hàng. Nếu đã thanh toán, lô hàng sẽ được đánh dấu là DDP (Delivered Duty Paid), có nghĩa là người môi giới hải quan đã thanh toán trước tất cả các loại thuế và thuế nhập khẩu. Nếu chưa được thanh toán các loại thuế và nghĩa vụ, lô hàng sẽ được đánh dấu DDU và sẽ chuyển chuyển hàng hóa cho một nhân viên môi giới hải quan độc lập để xử lý và thu tiền.
• Vận chuyển hàng hóa: Ngay sau khi tất cả các khoản thuế còn nợ được thanh toán, bộ phận hải quan sẽ giải phóng lô hàng và nó sẽ tiếp tục đến điểm đến cuối cùng.

Để giúp quy trình làm thủ tục hải quan trở nên đơn giản hơn, các nhà xuất khẩu cần lưu ý những điểm sau:

• Thuê một công ty vận tải hoặc giao nhận hàng hóa có kinh nghiệm: Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có kinh nghiệm trong xuất khẩu hàng hóa hay gặp khó khăn khi xử lí các tài liệu. Bạn có thể thuê một công ty vận tải hoặc dịch vụ giao nhận hàng hóa có kinh nghiệm. Bằng kinh nghiệm của mình, nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp biết tất cả những gì cần làm về vận chuyển và thủ tục thông quan. Quá trình xuất khẩu của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
• Đảm bảo rằng thủ tục giấy tờ của bạn đã đầy đủ và chính xác 100%: Các thủ tục giấy tờ không đầy đủ hoặc giấy tờ có sai sót dù là nhỏ nhất cũng có thể khiến hàng hóa của bạn không được bộ phận hải quan thông quan. Hàng hóa vẫn bị giữ lại hải quan mà vẫn phải trả phí. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất về chi phí, bỏ lỡ ngày giao hàng, làm phức tạp các quá trình có liên quan.
• Hiểu rằng lô hàng được thông quan ở mọi quốc gia mà nó đi qua: Hiểu được điều này giúp doanh nghiệp chủ động trong quyết định loại hàng hóa nào có thể xuất khẩu.
• Hiểu và cập nhật thường xuyên luật và quy định thương mại quốc tế: Thị trường xuất nhập khẩu là một thị trường linh hoạt, với luật liên tục thay đổi. Do đó, khó có thể theo dõi mọi thứ và quy trình đã làm trước đây có thể không còn phù hợp. Vì lý do này, bạn nên bám sát các xu hướng trong ngành xuất nhập khẩu để không bị bắt lỗi.
• Đảm bảo lô hàng được đóng gói chính xác: Một lô hàng được đóng gói phù hợp đồng nghĩa với quá trình thông quan nhanh hơn. Bên cạnh việc thông quan nhanh chóng hơn, hàng hóa được đóng gói phù hợp sẽ có ít nguy cơ bị lộn xộn hơn trong quá trình vận chuyển. Ngoài ra, khi hàng đến cảng nhận hàng, việc xử lý lô hàng sẽ dễ dàng hơn nếu mọi thứ ở đúng vị trí của nó và không bị đảo lộn.