Trong loạt bài về các hình thức xuất khẩu, Innovative Hub đã giới thiệu xuất khẩu trực tiếp, gián tiếp và tại chỗ. Đây là những hình thức phổ biến với doanh nghiệp có kinh nghiệm hoặc năng lực nội bộ về thủ tục xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn gặp khó khăn khi lần đầu xuất khẩu hoặc kinh doanh ngành hàng cần giấy phép, hạn ngạch riêng. Vậy có cách nào xuất khẩu hàng hóa mà không cần tự thực hiện toàn bộ thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và vận chuyển? Câu trả lời chính là ủy thác xuất khẩu.
Ủy thác xuất khẩu là gì?
Theo Luật Thương mại 2005 (Điều 155–165) và Luật Quản lý ngoại thương 2017 (Điều 50), ủy thác xuất khẩu là hình thức xuất khẩu thông qua doanh nghiệp nhận ủy thác. Bên ủy thác thường là doanh nghiệp sản xuất hoặc sở hữu hàng hóa. Doanh nghiệp này chưa đủ điều kiện, kinh nghiệm hoặc không muốn tự làm thủ tục xuất khẩu. Bên ủy thác thuê một doanh nghiệp khác đứng tên thực hiện toàn bộ hoặc một phần hoạt động xuất khẩu. Hai bên thực hiện trên cơ sở hợp đồng ủy thác và có phí dịch vụ theo thỏa thuận.
Điểm quan trọng cần nắm: Bên nhận ủy thác đứng tên trên tờ khai hải quan xuất khẩu và các chứng từ liên quan. Các chứng từ này có thể gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và vận đơn. Bên ủy thác vẫn là chủ hàng thực tế. Theo hướng dẫn nghiệp vụ hải quan hiện hành tại Công văn 15467/CHQ-GSQL, bên nhận ủy thác được xác định là “người xuất khẩu” trên tờ khai hải quan.
>> Xem thêm bài viết: Xuất khẩu trực tiếp là gì?
Khi nào doanh nghiệp nên chọn ủy thác xuất khẩu?
Theo Luật Thương mại 2005, hợp đồng ủy thác xuất khẩu cần được lập bằng văn bản. Hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương cũng được chấp nhận. Hợp đồng nên quy định rõ các nội dung sau:
- Phạm vi ủy thác: Xác định bên nhận ủy thác thực hiện toàn bộ hay một phần quy trình. Các công việc có thể gồm đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương, khai hải quan và nhận thanh toán.
- Mức phí và thời điểm thanh toán: Hai bên tự thỏa thuận mức phí ủy thác. Hợp đồng nên ghi rõ số tiền hoặc tỷ lệ phí trên giá trị lô hàng.
- Trách nhiệm và quyền hạn: Xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với hàng hóa. Đồng thời, quy định bên xử lý khi hàng bị từ chối hoặc phát sinh khiếu nại.
- Quyền sở hữu và luồng tiền: Quy định cách bên nhận ủy thác thu và chuyển tiền hàng. Hợp đồng cần nêu rõ thời hạn chuyển tiền và tỷ giá áp dụng.
- Hồ sơ và chứng từ xuất khẩu: Xác định trách nhiệm cung cấp hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ xuất xứ. Hai bên cũng cần thống nhất nghĩa vụ cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
- Vi phạm và bồi thường: Quy định cách xử lý khi một bên vi phạm hợp đồng. Các trường hợp có thể gồm giao hàng trễ, sai chứng từ hoặc chậm chuyển tiền.
>> Xem thêm bài viết: Các hình thức xuất khẩu hàng hóa phổ biến
So sánh ủy thác xuất khẩu và tự xuất khẩu trực tiếp
| Tiêu chí | Ủy thác xuất khẩu | Tự xuất khẩu trực tiếp |
|---|---|---|
| Ai đứng tên trên tờ khai hải quan | Bên nhận ủy thác (đơn vị được thuê thực hiện xuất khẩu) | Chính doanh nghiệp sản xuất/sở hữu hàng hóa |
| Điều kiện pháp lý cần có | Không cần tự có mã số thuế XNK hoạt động hay kinh nghiệm thủ tục hải quan – dựa vào năng lực của bên nhận ủy thác | Doanh nghiệp phải tự hoàn thiện hồ sơ, mã HS, thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế… |
| Chi phí phát sinh | Phí dịch vụ ủy thác trả cho bên nhận ủy thác (mức phí do hai bên thỏa thuận, không có biểu phí thống nhất trên thị trường) | Không phát sinh phí dịch vụ ủy thác, nhưng phải tự đầu tư nhân sự/nghiệp vụ XNK |
| Kiểm soát quan hệ khách hàng | Có rủi ro giảm kiểm soát trực tiếp với người mua nước ngoài vì bên nhận ủy thác là đầu mối giao dịch trên chứng từ | Doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát quan hệ, thương hiệu với người mua |
| Phù hợp với | DN nhỏ, lần đầu xuất khẩu, chưa có bộ phận XNK, hoặc xuất khẩu ngành hàng cần giấy phép/hạn ngạch riêng | DN đã có kinh nghiệm, quy mô đơn hàng ổn định, muốn xây dựng thương hiệu xuất khẩu riêng |
>> Xem thêm bài viết: Xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu gián tiếp
Những nội dung cần có trong hợp đồng ủy thác xuất khẩu
Theo Luật Thương mại 2005, hợp đồng ủy thác xuất khẩu cần được lập bằng văn bản. Hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương cũng được chấp nhận. Hợp đồng nên quy định rõ các nội dung sau để hạn chế tranh chấp:
- Phạm vi ủy thác: Xác định bên nhận ủy thác thực hiện toàn bộ hay một phần quy trình. Các công việc có thể gồm đàm phán, ký hợp đồng ngoại thương, khai hải quan và nhận thanh toán.
- Mức phí và thời điểm thanh toán: Hai bên tự thỏa thuận mức phí ủy thác. Hợp đồng nên ghi rõ số tiền hoặc tỷ lệ phí trên giá trị lô hàng.
- Trách nhiệm và quyền hạn: Xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với hàng hóa. Đồng thời, quy định bên xử lý khi hàng bị từ chối hoặc phát sinh khiếu nại từ người mua.
- Quyền sở hữu và luồng tiền: Quy định cách bên nhận ủy thác thu và chuyển tiền hàng. Hợp đồng cần nêu rõ thời hạn chuyển tiền và tỷ giá áp dụng.
- Hồ sơ và chứng từ xuất khẩu: Xác định trách nhiệm cung cấp hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ xuất xứ. Hai bên cũng cần thống nhất nghĩa vụ cung cấp thông tin khi được yêu cầu.
- Vi phạm và bồi thường: Quy định cách xử lý khi một bên không thực hiện đúng cam kết. Các trường hợp có thể gồm giao hàng trễ, sai chứng từ hoặc chậm chuyển tiền.
Một số rủi ro và tranh chấp thường gặp
Tranh chấp thường phát sinh khi hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên. Một số vấn đề phổ biến gồm:
- Phí ủy thác: Không thống nhất mức phí hoặc thời điểm thanh toán, dẫn đến tranh cãi khi quyết toán.
- Chuyển tiền: Bên nhận ủy thác chậm chuyển hoặc chuyển thiếu tiền hàng.
- Khiếu nại hàng hóa: Hai bên không xác định rõ trách nhiệm khi người mua khiếu nại về chất lượng hoặc số lượng.
- Hồ sơ, chứng từ: Trách nhiệm cung cấp chứng từ, đặc biệt chứng từ chứng minh xuất xứ, không được phân định rõ.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chọn bên nhận ủy thác có uy tín và kinh nghiệm đúng ngành hàng. Hợp đồng cũng nên quy định chi tiết thay vì sử dụng mẫu chung chung. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tham vấn đơn vị tư vấn pháp lý về xuất nhập khẩu trước khi ký.
Một điểm cần lưu ý về hóa đơn điện tử khi ủy thác xuất khẩu
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu. Theo đó, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, thời điểm này không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa được thông quan. Quy định này áp dụng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa, bao gồm cả gia công xuất khẩu. Với trường hợp ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp nên thống nhất rõ trách nhiệm về hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn. Nội dung này cần được trao đổi với bên nhận ủy thác hoặc kế toán trước khi thực hiện. Việc thống nhất từ đầu giúp hạn chế sai sót và cách hiểu khác nhau giữa hai bên.
Câu hỏi thường gặp
Ủy thác xuất khẩu có phải là hình thức xuất khẩu gián tiếp không?
Không hoàn toàn giống nhau. Xuất khẩu gián tiếp (qua trung gian thương mại, nhà phân phối) là bên trung gian tự mua đứt bán đoạn hàng hóa rồi xuất khẩu bằng danh nghĩa của họ. Còn ủy thác xuất khẩu là bên nhận ủy thác chỉ đứng tên thực hiện thủ tục xuất khẩu theo hợp đồng dịch vụ, hàng hóa (và thường cả quan hệ thương mại thực chất với người mua) vẫn thuộc về bên ủy thác – khác về bản chất pháp lý dù bề ngoài có điểm tương đồng.
Mức phí ủy thác xuất khẩu thông thường là bao nhiêu?
Không có một mức phí cố định hay biểu phí thống nhất công khai trên thị trường – mức phí phụ thuộc vào ngành hàng, độ phức tạp của thủ tục, giá trị lô hàng và thỏa thuận riêng giữa hai bên. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá cụ thể từ (các) bên nhận ủy thác tiềm năng để so sánh, thay vì tham khảo một con số cố định.
Bên ủy thác có cần đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu không?
Về nguyên tắc, đây chính là lợi ích cốt lõi của ủy thác xuất khẩu – bên ủy thác không bắt buộc phải tự có đầy đủ điều kiện, mã số hay kinh nghiệm làm thủ tục hải quan, vì bên nhận ủy thác sẽ đứng tên thực hiện phần này. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn nên trao đổi cụ thể với bên nhận ủy thác hoặc đơn vị tư vấn pháp lý về nghĩa vụ thuế, hóa đơn của riêng mình trong quan hệ hợp đồng ủy thác để tránh nhầm lẫn.
>> Xem thêm bài viết: Xuất khẩu tại chỗ là gì?
Kết luận
Ủy thác xuất khẩu phù hợp với doanh nghiệp chưa sẵn sàng tự thực hiện toàn bộ thủ tục xuất khẩu. Doanh nghiệp sẽ trả phí dịch vụ. Đồng thời giảm một phần quyền kiểm soát trực tiếp với người mua nước ngoài. Khi đã có kinh nghiệm, đơn hàng ổn định và muốn xây dựng thương hiệu quốc tế, doanh nghiệp có thể tự xuất khẩu trực tiếp. Nếu đang cân nhắc giữa hai hình thức cho một lô hàng cụ thể, Innovative Hub có thể hỗ trợ đánh giá và đề xuất phương án phù hợp.
