Bài viết RFQ là gì? Cách xử lý và báo giá RFQ trên sàn B2B đã giải thích một báo giá cần có những mục gì. Nhưng trên thực tế, nhiều nhà cung cấp vẫn mất đơn hàng không phải vì thiếu thông tin, mà vì cách viết: mở đầu chung chung, đoạn văn dài dòng khó đọc, hoặc thiếu một bước hành động rõ ràng ở cuối thư khiến người mua không biết nên phản hồi gì tiếp theo.
Bài này cung cấp 3 mẫu trả lời RFQ bằng tiếng Anh – ngôn ngữ giao dịch phổ biến nhất trên các sàn B2B quốc tế – cho 3 tình huống thường gặp nhất, kèm giải thích vì sao từng phần được viết như vậy để bạn có thể chỉnh sửa phù hợp với sản phẩm của mình.
Vì sao cùng một RFQ, có báo giá được chọn và có báo giá bị bỏ qua?
Người mua thường nhận nhiều báo giá cho cùng một RFQ trong một khoảng thời gian ngắn. Với cùng một mức giá tương đương, báo giá được chọn thường là báo giá cho người mua cảm giác nhà cung cấp đã đọc kỹ yêu cầu của họ (không phải gửi một mẫu có sẵn cho mọi RFQ), trình bày rõ ràng, dễ quét thông tin trong vài giây đầu, và có bước tiếp theo cụ thể thay vì kết thúc mơ hồ kiểu “chờ phản hồi của quý khách”.
>> Xem thêm bài viết: Cách tối ưu hồ sơ trên sàn B2B để nhận RFQ chất lượng hơn
Nguyên tắc chung khi viết mẫu trả lời RFQ
- Nhắc lại đúng tên sản phẩm, mã RFQ (nếu có) và 1-2 chi tiết cụ thể người mua đã nêu ngay trong câu mở đầu – tránh mở bài bằng công thức “Dear Sir/Madam, thank you for your inquiry” rồi mới vào nội dung.
- Chia nội dung thành đoạn ngắn hoặc gạch đầu dòng thay vì một đoạn văn dài – người mua thường đọc lướt nhiều báo giá cùng lúc.
- Nêu rõ những gì CÓ THỂ đáp ứng trước, sau đó mới hỏi lại phần còn thiếu thông tin (nếu có) – tránh trả lời kiểu chỉ đặt câu hỏi mà chưa cho thấy thiện chí báo giá.
- Luôn kết thúc bằng một bước hành động cụ thể (đặt lịch gọi, gửi mẫu, xác nhận thông tin) thay vì câu kết chung chung.
>> Xem thêm bài viết: Phân biệt RFQ với RFP và RFI
Mẫu 1: Trả lời RFQ có thông số rõ ràng (tình huống chuẩn)
Áp dụng khi RFQ đã nêu đủ thông tin (số lượng, quy cách, thị trường đến) và bạn có thể báo giá ngay:
|
Subject: Quotation for [Product Name] – RFQ #[RFQ ID] – [Your Company Name] Dear [Buyer Name], Thank you for your inquiry regarding [Product Name, e.g., “100% cotton knit T-shirts, 180gsm”] for [destination market, e.g., “the EU market”]. We have reviewed your requirements and are pleased to confirm we can supply this order. Quotation summary: – Product: [Product name & spec] – Unit price: [Price] / [unit] (FOB [Port of loading]) – MOQ: [Quantity] – Lead time: [X] days after deposit confirmation – Payment terms: [e.g., 30% deposit, 70% before shipment, T/T] – Sample availability: [Yes/No, cost if any] Please find the detailed quotation and product specification sheet attached. We are happy to arrange a sample or a short call this week to answer any questions and align on the next steps. Looking forward to your feedback. Best regards,[Your Name] – [Your Title][Company Name] | [Phone/WhatsApp] | [Website] |
Mẫu 2: Trả lời khi RFQ còn thiếu thông tin cần thiết
Áp dụng khi RFQ chưa đủ chi tiết để báo giá chính xác (thiếu chất liệu, quy cách đóng gói, cảng đến…). Vẫn nên thể hiện thiện chí và đưa ra khoảng giá tham khảo thay vì chỉ hỏi lại:
| Subject: Re: RFQ #[RFQ ID] – A Few Quick Questions to Prepare Your Best Quotation
Dear [Buyer Name], Thank you for considering us for [Product Name]. We would like to prepare the most accurate quotation for you, and to do so we need to confirm a few details: 1. Material/specification: [your specific question, e.g., “Could you confirm the fabric composition and GSM required?”] 2. Packaging requirement: [e.g., “Any specific packaging or labeling standard for your market?”] 3. Destination port: [e.g., “Which port should we quote FOB/CIF to?”] Based on similar orders we have supplied before, the estimated price range for this type of product is around [price range] per [unit], depending on the final specification. We will send the exact quotation within [X hours/1 business day] of receiving your confirmation. Best regards,[Your Name] – [Your Title][Company Name] | [Phone/WhatsApp] | [Website] |
Mẫu 3: Trả lời khi người mua yêu cầu gửi mẫu (sample request)
Áp dụng khi người mua muốn nhận mẫu trước khi quyết định đặt hàng số lượng lớn. Nên nêu rõ chính sách chi phí mẫu và điều kiện hoàn lại (nếu có) để tránh hiểu lầm sau này:
|
Subject: Sample Arrangement for [Product Name] – RFQ #[RFQ ID] Dear [Buyer Name], We would be glad to send you a sample of [Product Name] so you can evaluate the quality before placing a bulk order. Sample details: – Sample cost: [e.g., “USD 15 including shipping” or “Free, buyer pays courier fee”] – Estimated delivery time: [X] business days via [DHL/FedEx/etc.] – Refund policy: [e.g., “Sample cost will be deducted from your first bulk order”] Could you please confirm your shipping address and preferred courier account (if any), and we will arrange the sample right away. Best regards,[Your Name] – [Your Title][Company Name] | [Phone/WhatsApp] | [Website] |
Những cụm từ nên tránh khi trả lời RFQ
Một số cách diễn đạt tuy phổ biến nhưng lại làm giảm độ chuyên nghiệp hoặc khiến người mua phải hỏi lại nhiều lần. Dưới đây là một số ví dụ nên điều chỉnh:
| Nên tránh ✔️ | Nên dùng ❌ |
|---|---|
|
Mở đầu chung chung, không nhắc gì cụ thể Ví dụ: Dear Sir/Madam, thank you for your inquiry. |
Nhắc ngay chi tiết cụ thể Ví dụ: Thank you for your inquiry about [product name] for [market/quantity]. |
|
Thông tin mơ hồ, không có căn cứ Ví dụ: Our price is negotiable. |
Cụ thể, có bảng giá kèm theo Ví dụ: Price may be adjusted based on order quantity – see the tiered pricing below. |
| Đẩy việc tiếp theo về phía người mua
Ví dụ: Please contact us for more information. |
Chủ động đề xuất bước tiếp theo Ví dụ: Could we schedule a 15-minute call this week to finalize the details? |
| Quảng cáo chung chung, thiếu bằng chứng
Ví dụ: We are the best manufacturer in this field. |
Cụ thể, có thể kiểm chứng Ví dụ: We have been supplying this product to [region/market] since [year], with [certification/verification] in place. |
Mẫu tin nhắn theo dõi (follow-up) nếu chưa nhận được phản hồi
Nếu đã gửi báo giá nhưng chưa nhận được phản hồi sau khoảng 3-5 ngày làm việc, một tin nhắn theo dõi ngắn gọn thường hiệu quả hơn là im lặng chờ đợi hoặc gửi lại nguyên văn báo giá cũ:
|
Subject: Following Up – Quotation for [Product Name] (RFQ #[RFQ ID]) Dear [Buyer Name], I hope you are doing well. I wanted to follow up on the quotation we sent on [date] for [Product Name]. Please let us know if you need any further information or adjustment to better fit your requirements. We would be happy to arrange a sample or a short call at your convenience. Best regards,[Your Name] – [Your Title][Company Name] | [Phone/WhatsApp] | [Website] |
Lưu ý:
- Chỉ nên theo dõi tối đa 2-3 lần với khoảng cách hợp lý (ví dụ mỗi lần cách nhau 4-7 ngày).
- Theo dõi quá nhiều hoặc quá dồn dập trong thời gian ngắn có thể gây phản tác dụng.
Checklist nhanh trước khi gửi báo giá
- Đã thay đúng toàn bộ nội dung trong ngoặc vuông [ ] bằng thông tin thật, chưa sót placeholder nào.
- Đã nhắc đến ít nhất 1 chi tiết cụ thể mà người mua nêu trong RFQ gốc (không phải mẫu hoàn toàn chung chung).
- Giá, MOQ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán đã nhất quán với bảng báo giá đính kèm (nếu có), tránh sai lệch giữa email và file đính kèm.
- Có một bước hành động rõ ràng ở cuối thư (đặt lịch gọi, xác nhận địa chỉ nhận mẫu, xác nhận thông số còn thiếu).
Nếu cần khung đầy đủ hơn về các mục nên có trong một bảng báo giá RFQ (bảng giá theo số lượng, chứng nhận, thời hạn hiệu lực báo giá…), có thể tham khảo thêm phần khung báo giá trong bài RFQ là gì? Cách xử lý và báo giá RFQ trên sàn B2B.
Câu hỏi thường gặp
Có nên trả lời RFQ bằng tiếng Anh hay tiếng Việt?
Trên các sàn B2B quốc tế như Alibaba.com, phần lớn người mua là khách nước ngoài nên nên trả lời bằng tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ người mua sử dụng nếu xác định được). Có thể chuẩn bị sẵn cả hai phiên bản nếu doanh nghiệp bán cho cả thị trường nói tiếng Việt.
Có nên dùng đúng một mẫu cho mọi RFQ để tiết kiệm thời gian không?
Nên giữ khung cấu trúc chung để tiết kiệm thời gian, nhưng luôn tùy chỉnh phần đầu và phần thông số theo đúng nội dung RFQ gốc – gửi đúng một mẫu y hệt cho mọi yêu cầu là một trong những lý do phổ biến khiến báo giá bị người mua bỏ qua.
Nếu chưa chắc về giá, có nên báo giá tạm thời không?
Có thể đưa ra khoảng giá tham khảo dựa trên đơn hàng tương tự đã từng làm, kèm cam kết thời gian gửi báo giá chính xác sau khi có đủ thông tin, thay vì im lặng chờ đến khi có đủ dữ liệu mới phản hồi.
>> Xem thêm bài viết: Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu khó tìm khách hàng mới?
Kết luận
Một mẫu trả lời RFQ tốt không chỉ là điền đủ thông tin, mà là cách trình bày khiến người mua cảm thấy được lắng nghe và dễ dàng biết bước tiếp theo là gì. Ba mẫu trên có thể dùng làm điểm khởi đầu, nhưng nên điều chỉnh phù hợp với ngành hàng và phong cách giao tiếp thực tế của doanh nghiệp thay vì sao chép nguyên văn cho mọi trường hợp.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ xây dựng bộ mẫu trả lời RFQ chuẩn hóa cho toàn đội kinh doanh, hoặc tư vấn tối ưu gian hàng để nhận nhiều RFQ chất lượng hơn, đội ngũ Innovative Hub sẵn sàng hỗ trợ thêm.
