Gõ “cashew importer” lên Google, bạn sẽ nhận về hàng nghìn kết quả lẫn lộn. Có nhà nhập khẩu thật, nhưng cũng có công ty môi giới, trang quảng cáo và bài báo. Nếu bắt đầu từ mã HS, bạn sẽ đi thẳng đến những doanh nghiệp đã nhập đúng mặt hàng đó. Dưới đây là 7 bước tìm nhà nhập khẩu theo mã HS, từ chọn mã đến chấm điểm danh sách. Nhờ vậy, đội ngũ bán hàng chỉ cần tập trung vào những người mua tiềm năng nhất.
Vì sao nên tìm nhà nhập khẩu bằng mã HS
Tên sản phẩm có thể được viết theo hàng chục cách, bằng nhiều ngôn ngữ và nhiều kiểu viết tắt. Mã HS (Harmonized System) thì khác. Đây là hệ thống phân loại hàng hóa do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quản lý. Hải quan các nước dùng chung mã này ở cấp 6 chữ số. Một lô hạt điều đã bóc vỏ nhập vào Mỹ, Đức hay UAE đều mang cùng mã 0801.32.
Vì vậy, mã HS là “ngôn ngữ chung” để tìm người mua ở mọi thị trường. Bạn không phụ thuộc vào cách họ gọi tên sản phẩm. Kết hợp với dữ liệu xuất nhập khẩu, mã HS cho biết ai đã nhập, nhập bao nhiêu và nhập từ đâu. Nếu bạn mới làm quen với dữ liệu thương mại, hãy đọc trước bài Trade Data là gì? 4 ứng dụng trong xuất khẩu.
Trong buổi tư vấn của Innovative Hub, nhiều doanh nghiệp kể đã thử tìm khách qua Google hoặc danh bạ. Kết quả là tốn thời gian mà danh sách lại không đáng tin. Tìm theo mã HS đảo ngược cách làm: bắt đầu từ hành vi mua có thật, rồi mới liên hệ.
Bước 1: Xác định đúng mã HS trước khi tìm nhà nhập khẩu
Mọi bước phía sau đều phụ thuộc vào việc chọn đúng mã. Chọn sai mã, bạn sẽ có một danh sách người mua sai sản phẩm.
Hiểu cấu trúc mã: 6 số quốc tế và phần mở rộng của từng nước
Sáu chữ số đầu của mã HS là phần thống nhất quốc tế. Các quốc gia có thể thêm chữ số để phân loại chi tiết hơn. Việt Nam dùng mã 8 chữ số trong Biểu thuế xuất nhập khẩu, còn Mỹ hay EU dùng mã dài hơn với cách chia khác. Khi tìm người mua ở nước khác, hãy dùng 6 chữ số đầu để tìm đúng nhóm hàng, vì phần mở rộng của Việt Nam không trùng với nước nhập khẩu.
Tra cứu mã từ nguồn đáng tin cậy
Có ba nguồn để xác định mã cho sản phẩm của bạn. Thứ nhất là mã đã khai trên tờ khai xuất khẩu trước đây, nếu bạn từng xuất khẩu. Thứ hai là Biểu thuế xuất nhập khẩu trên cổng thông tin Hải quan Việt Nam. Thứ ba là tư vấn từ đại lý hải quan hoặc đơn vị logistics. Trước khi tìm khách, cũng nên kiểm tra điều kiện xuất khẩu hàng hoá đối với mặt hàng của mình.
Một sản phẩm có thể nằm ở nhiều mã
Cùng là hạt điều hay cà phê, nhưng trạng thái chế biến khác nhau sẽ thuộc mã khác nhau. Bảng dưới đây minh họa một số nhóm hàng phổ biến của Việt Nam (mã 6 số, cần xác nhận lại theo biểu thuế hiện hành trước khi sử dụng):
| Sản phẩm | Mã HS 6 số | Lưu ý |
| Hạt điều chưa bóc vỏ | 0801.31 | Khác với hạt điều nhân |
| Hạt điều đã bóc vỏ (nhân điều) | 0801.32 | Nhóm xuất khẩu chủ lực |
| Cà phê chưa rang, chưa khử caffeine | 0901.11 | Cà phê nhân |
| Cà phê đã rang, chưa khử caffeine | 0901.21 | Người mua khác hẳn nhóm cà phê nhân |
| Hạt tiêu chưa xay, chưa nghiền | 0904.11 | Tiêu đã xay thuộc 0904.12 |
| Gạo đã xát một phần hoặc toàn bộ | 1006.30 | Gạo trắng xuất khẩu phổ biến |
| Đồ nội thất bằng gỗ dùng trong phòng ngủ | 9403.50 | Đồ gỗ khác thuộc 9403.60 |
| Áo phông dệt kim bằng bông | 6109.10 | Chất liệu khác sẽ khác mã |
Nếu doanh nghiệp làm nhiều dạng sản phẩm, hãy liệt kê mọi mã liên quan và tìm riêng từng mã, vì mỗi mã thường có một nhóm người mua khác nhau.
Lưu ý khi so sánh dữ liệu qua nhiều năm
Hệ thống HS được WCO sửa đổi định kỳ. Phiên bản tiếp theo, HS 2028, gồm 299 nhóm thay đổi và sẽ có hiệu lực từ ngày 1/1/2028. Khi mã bị tách, gộp hay đổi số, dữ liệu trước và sau thời điểm đó có thể không khớp. Nếu phân tích xu hướng nhiều năm, hãy kiểm tra xem mã của bạn có thay đổi hay không.
Bước 2: Chọn thị trường để tìm nhà nhập khẩu
Tìm người mua trên toàn thế giới cùng lúc sẽ cho ra danh sách quá dài, khó xử lý. Nên chọn trước 2–3 thị trường mục tiêu dựa trên số liệu cấp quốc gia.
Dùng công cụ thống kê cấp quốc gia
Trade Map của ITC hay UN Comtrade cho phép xem kim ngạch nhập khẩu theo mã HS của từng nước. Các công cụ này không cung cấp tên doanh nghiệp, nhưng trả lời được ba câu hỏi quan trọng. Nước nào nhập nhiều nhất? Nhập khẩu đang tăng hay giảm? Việt Nam đang chiếm bao nhiêu phần?
Bốn tiêu chí chọn thị trường
- Quy mô nhập khẩu: đủ lớn để có nhiều người mua tiềm năng.
- Xu hướng: nhập khẩu đang tăng trong 3–5 năm gần đây.
- Vị thế của Việt Nam: hàng Việt đã có mặt (người mua quen hàng Việt) hoặc còn thị phần nhỏ (dư địa tăng trưởng).
- Điều kiện tiếp cận: thuế nhập khẩu, ưu đãi theo hiệp định thương mại, yêu cầu chứng nhận mà doanh nghiệp đáp ứng được.
Bước 3: Lọc dữ liệu để tìm nhà nhập khẩu cụ thể
Khi đã có mã và thị trường, hãy dùng nền tảng dữ liệu xuất nhập khẩu để xem doanh nghiệp nào đã nhập hàng. Trên các nền tảng như Topease (xem thêm Topease là gì), quy trình lọc thường gồm các bộ lọc sau.
Bộ lọc cơ bản
- Mã HS: dùng 6 số, hoặc chi tiết hơn nếu nguồn dữ liệu của nước nhập khẩu hỗ trợ.
- Quốc gia nhập khẩu: 2–3 thị trường đã chọn ở bước 2.
- Khoảng thời gian: 12–24 tháng gần nhất, đủ để thấy tần suất và mùa vụ.
- Quốc gia xuất xứ: tách riêng người mua đang nhập từ Việt Nam và người mua đang nhập từ nước khác.
Hai danh sách, hai chiến lược
Danh sách A – đang mua hàng Việt: họ đã quen chất lượng, quy cách và thủ tục khi mua hàng Việt. Rào cản tiếp cận thấp hơn. Cơ hội nằm ở việc bạn tốt hơn hoặc linh hoạt hơn nhà cung cấp hiện tại.
Danh sách B – đang mua từ nước khác: họ có nhu cầu thật nhưng chưa mua hàng Việt. Lợi thế của hàng Việt là giá thành, ưu đãi thuế quan và nhu cầu đa dạng nguồn cung. Phân tích nhà cung cấp hiện tại của họ giúp bạn biết mình đang cạnh tranh với ai. Tham khảo bài phân tích đối thủ bằng dữ liệu xuất khẩu.
Bước 4: Thêm từ khóa để tìm nhà nhập khẩu chính xác hơn
Một mã HS 6 số vẫn gồm nhiều sản phẩm khác nhau về chất lượng, kích cỡ và quy cách. Hãy kết hợp mã HS với từ khóa trong trường mô tả hàng hóa để thu hẹp danh sách về đúng những người mua cần sản phẩm giống của bạn.
- Từ khóa về cấp chất lượng: ví dụ “WW320”, “Robusta grade 1”, “5% broken”.
- Từ khóa về chất liệu hoặc kiểu dáng: “acacia wood”, “rattan”, “organic cotton”.
- Từ khóa về đóng gói: “bulk”, “vacuum”, “private label”.
- Từ khóa loại trừ: loại bỏ các bản ghi không liên quan như hàng mẫu, hàng trưng bày.
Mô tả thường viết tắt và không thống nhất, nên hãy thử nhiều biến thể của một từ khóa.
Bước 5: Làm sạch kết quả tìm nhà nhập khẩu
Danh sách thô gần như luôn có “nhiễu”. Trước khi chấm điểm, cần làm sạch theo ba việc:
- Loại bỏ đơn vị trung gian: công ty logistics, giao nhận hay đại lý hải quan hay đứng tên người nhận hàng. Họ không phải người mua thật. Hãy kiểm tra trường bên nhận thông báo để tìm đúng người mua.
- Gộp tên trùng lặp: cùng một công ty có thể xuất hiện dưới nhiều cách viết tên.
- Xử lý vận đơn theo lệnh: với người nhận “TO ORDER”, hãy tra thêm bên nhận thông báo.
Chi tiết cách nhận biết những trường hợp này có trong bài cách đọc dữ liệu xuất nhập khẩu.
Bước 6: Chấm điểm kết quả tìm nhà nhập khẩu
Không phải người mua nào trong danh sách cũng đáng để tiếp cận ngay. Một bảng chấm điểm đơn giản giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào nhóm có khả năng cao nhất.
| Tiêu chí | Cách đánh giá | Gợi ý thang điểm |
| Tần suất nhập | Số lô trong 12 tháng | 1 điểm: 1–2 lô; 2 điểm: 3–6 lô; 3 điểm: trên 6 lô |
| Quy mô phù hợp | Khối lượng mỗi lô so với công suất của bạn | 3 điểm nếu vừa với công suất; 1 điểm nếu quá lớn hoặc quá nhỏ |
| Xu hướng | Khối lượng năm nay so với năm trước | 3 điểm: tăng; 2 điểm: ổn định; 1 điểm: giảm |
| Số nhà cung cấp | Đang mua từ bao nhiêu nguồn | 3 điểm: nhiều nguồn (dễ chen chân); 1 điểm: một nguồn duy nhất |
| Đúng quy cách | Mô tả khớp với sản phẩm của bạn | 3 điểm: khớp hoàn toàn; 1 điểm: chỉ cùng nhóm hàng |
Người mua đạt từ 12 điểm trở lên xếp nhóm A (tiếp cận ngay), 9–11 điểm nhóm B (tiếp cận sau), dưới 9 điểm nhóm C (theo dõi). Thang điểm có thể điều chỉnh theo ngành. Khi danh sách lớn, công cụ AI có thể hỗ trợ lọc và xếp hạng nhanh hơn. Xem bài AI TradeGPT – dùng AI lọc khách hàng nhập khẩu.
Bước 7: Xác minh kết quả tìm nhà nhập khẩu trước khi chào hàng
Với nhóm A, trước khi gửi lời chào hàng, hãy dành vài phút xác minh:
- Website của người mua có đúng là doanh nghiệp nhập khẩu, phân phối hoặc bán lẻ mặt hàng này không?
- Họ bán sản phẩm ở phân khúc nào (giá rẻ, trung cấp, cao cấp), có dòng hàng hữu cơ hay nhãn riêng không?
- Ai là người phụ trách thu mua (qua website, LinkedIn hoặc thông tin liên hệ trên nền tảng dữ liệu)?
- Họ có yêu cầu chứng nhận đặc biệt nào mà bạn cần chuẩn bị?
Thông tin này giúp lời chào hàng đầu tiên nói đúng sản phẩm, đúng quy cách và đúng thời điểm. Nếu dữ liệu không có thông tin liên hệ trực tiếp, bạn cần thêm một bước tìm kiếm bổ sung. Chúng tôi sẽ đi sâu chủ đề này trong một bài viết riêng.
Kết hợp tìm nhà nhập khẩu với gian hàng Alibaba.com
Tìm người mua qua dữ liệu là cách chủ động: bạn chọn người mua và liên hệ trước. Gian hàng trên Alibaba.com là cách bị động. Người mua đang tìm nguồn hàng sẽ thấy bạn qua từ khóa, hoặc bạn trả lời những yêu cầu báo giá họ đăng lên. Hai cách này bổ sung cho nhau rất tốt.
Dữ liệu giúp gian hàng nói đúng ngôn ngữ của người mua
Hãy đưa những gì học được từ dữ liệu vào tiêu đề, mô tả và hình ảnh trên gian hàng. Đó là cấp chất lượng, quy cách đóng gói hay thị trường nhập nhiều nhất. Khi người mua tìm kiếm, sản phẩm của bạn sẽ xuất hiện đúng với nhu cầu họ đang có.
Gian hàng giúp lời chào hàng đáng tin hơn
Khi bạn chủ động liên hệ người mua tìm được từ dữ liệu, một gian hàng chỉn chu với hồ sơ năng lực, chứng nhận và ảnh nhà xưởng giúp họ kiểm tra bạn nhanh hơn. Một đường link đến gian hàng thường thuyết phục hơn file giới thiệu công ty đính kèm.
Đo lường trên cả hai kênh
Hãy theo dõi riêng người mua đến từ danh sách dữ liệu và người mua đến từ gian hàng. Các chỉ số gồm tỷ lệ phản hồi, tỷ lệ gửi mẫu và tỷ lệ đặt đơn. Sau vài tháng, bạn sẽ biết kênh nào hiệu quả hơn để phân bổ nguồn lực hợp lý.
Ví dụ: tìm nhà nhập khẩu cà phê theo mã HS 0901.11
Giả sử một doanh nghiệp cà phê nhân muốn tìm người mua mới. Quy trình có thể diễn ra như sau:
- Bước 1: xác định sản phẩm là cà phê chưa rang, chưa khử caffeine, mã 0901.11.
- Bước 2: dùng số liệu quốc gia để chọn 2–3 thị trường nhập nhiều, ổn định, quen hàng Việt. Ví dụ là một số nước châu Âu, khách hàng truyền thống của cà phê Việt.
- Bước 3: lọc người mua mã 0901.11 tại các thị trường này trong 24 tháng. Tách riêng người đang mua từ Việt Nam và từ nước khác.
- Bước 4: thêm từ khóa “Robusta” và cấp hạt để loại bớt người mua chuyên Arabica.
- Bước 5: loại công ty giao nhận, gộp tên trùng.
- Bước 6: chấm điểm, chọn ra khoảng 20–30 người mua nhóm A.
- Bước 7: xác minh từng người mua, chuẩn bị lời chào hàng theo cấp hạt và quy cách họ đang nhập.
Thay vì gửi email hàng loạt, bạn chỉ cần chăm sóc vài chục người mua phù hợp nhất.
Sai lầm thường gặp khi tìm nhà nhập khẩu theo mã HS
- Chỉ dùng 4 chữ số: danh sách lẫn nhiều sản phẩm không liên quan.
- Dùng mã 8 số của Việt Nam để tìm ở nước khác: phần mở rộng không khớp, dễ bỏ sót người mua.
- Bỏ qua các mã liên quan: sản phẩm có nhiều dạng chế biến nhưng chỉ tìm một mã.
- Không kiểm tra thay đổi phiên bản HS: so sánh dữ liệu nhiều năm bị sai lệch.
- Danh sách quá dài, không ưu tiên: đội ngũ bán hàng dàn trải, không chăm sóc kỹ được ai.
- Tiếp cận ngay mà không xác minh: gửi chào hàng đến công ty giao nhận hoặc sai phân khúc.
Câu hỏi thường gặp khi tìm nhà nhập khẩu
Không biết chắc mã HS của sản phẩm thì làm sao?
Cách nhanh nhất là hỏi đại lý hải quan hoặc đơn vị logistics đang làm việc với doanh nghiệp, hoặc tra Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam trên cổng thông tin Hải quan. Với sản phẩm mới hoặc khó phân loại, bạn có thể xem mã mà doanh nghiệp cùng ngành đang khai báo trong dữ liệu xuất nhập khẩu. Sau đó, hãy xác nhận lại với đơn vị chuyên môn trước khi dùng mã để tìm nhà nhập khẩu.
Dữ liệu miễn phí có đủ để tìm người mua không?
Không đủ. Công cụ miễn phí như Trade Map hay UN Comtrade chỉ có số liệu cấp quốc gia, rất hữu ích để chọn thị trường nhưng không có tên doanh nghiệp. Để có danh sách nhà nhập khẩu cụ thể, doanh nghiệp cần nền tảng dữ liệu xuất nhập khẩu cấp doanh nghiệp như Topease.
Bao nhiêu người mua trong danh sách là đủ?
Với doanh nghiệp nhỏ, 20–30 người mua nhóm A là con số hợp lý để bắt đầu. Không có con số cố định cho mọi ngành. Tuy nhiên, chăm sóc kỹ một nhóm nhỏ thường hiệu quả hơn gửi thư hàng loạt đến danh sách lớn.
Kết luận
Tìm nhà nhập khẩu theo mã HS là bắt đầu từ những giao dịch có thật. Bạn không phải đoán ai cần sản phẩm của mình. Bảy bước trên biến dữ liệu thô thành danh sách người mua có thứ tự ưu tiên rõ ràng. Quan trọng nhất là chọn đúng mã và đúng thị trường ngay từ đầu. Muốn thử cho sản phẩm của bạn? Đăng ký demo Topease miễn phí cùng chuyên gia Innovative Hub tại form bên dưới.
