Quy trình xuất nhập khẩu ngành dệt may: từ đặt hàng đến thông quan

Dệt may là một trong những ngành xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Nhưng cũng là ngành có chuỗi cung ứng đặc thù bậc nhất. Bởi phần lớn doanh nghiệp vừa phải nhập khẩu nguyên phụ liệu (vải, sợi, phụ kiện) để sản xuất, vừa phải xuất khẩu thành phẩm ra nước ngoài. Nghĩa là tham gia cả hai chiều xuất và nhập trong cùng một đơn hàng. Điều này khiến quy trình xuất nhập khẩu ngành dệt may phức tạp hơn nhiều ngành hàng khác.

Bài viết này trình bày toàn bộ quy trình từ khi nhận đơn hàng đến khi hàng hoàn tất thông quan, kèm ví dụ minh họa cụ thể, để doanh nghiệp dệt may (đặc biệt các đơn vị vừa và nhỏ mới tham gia xuất khẩu) có thể hình dung rõ từng bước cần chuẩn bị.

Đặc thù của ngành dệt may trong xuất nhập khẩu

Trước khi đi vào từng bước, cần hiểu rõ 3 hình thức phổ biến doanh nghiệp dệt may Việt Nam đang tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu. Vì mỗi hình thức sẽ quyết định phần việc nào doanh nghiệp phải tự lo và phần nào do đối tác đảm nhiệm:

• CMT (Cut – Make – Trim): doanh nghiệp chỉ cắt, may, hoàn thiện theo nguyên phụ liệu và thiết kế khách hàng cung cấp. Và ít phải lo khâu nhập nguyên liệu,
• FOB (Free On Board): doanh nghiệp tự chủ động tìm nguồn nguyên phụ liệu (có thể phải nhập khẩu). Phải tự sản xuất và giao hàng lên tàu – phải xử lý cả nhập khẩu lẫn xuất khẩu.
• ODM (Original Design Manufacturing): doanh nghiệp đảm nhiệm từ thiết kế, nguyên liệu đến sản xuất. Ở hình thức này, doanh nghiệp độ chủ động và giá trị gia tăng cao nhất. Nhưng cũng đòi hỏi quy trình xuất nhập khẩu đầy đủ nhất.

Bài viết tập trung vào quy trình đầy đủ nhất phù hợp với doanh nghiệp làm FOB hoặc ODM. Vì đây là nhóm phải xử lý toàn bộ chuỗi từ nhập nguyên liệu đến xuất thành phẩm.

Tổng quan quy trình 6 bước

Nhìn tổng thể, một đơn hàng dệt may xuất khẩu điển hình đi qua 6 bước chính sau:

Bước	Tên bước	Nội dung chính
1	Nhận đơn hàng, chọn hình thức xuất khẩu	Ký hợp đồng/PO, xác định FOB, CMT hay ODM
2	Chuẩn bị nguyên phụ liệu	Nhập khẩu vải, sợi, phụ liệu nếu chưa có sẵn trong nước
3	Sản xuất và kiểm soát chất lượng	Cắt may, kiểm tra QC theo tiêu chuẩn khách hàng/thị trường nhập khẩu
4	Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu	Invoice, packing list, vận đơn, C/O, các giấy tờ theo yêu cầu thị trường
5	Khai báo hải quan điện tử	Đăng ký tờ khai qua VNACCS/VCIS, hệ thống phân luồng xanh/vàng/đỏ
6	Kiểm tra & thông quan	Kiểm tra hồ sơ/thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng), thông quan, giao hàng

 Phần dưới đây sẽ đi sâu vào từng bước, kèm căn cứ pháp lý và những điểm doanh nghiệp dệt may hay bỏ sót.

Bước 1: Nhận đơn hàng và xác định hình thức xuất khẩu

Ngay khi nhận đơn hàng (PO) hoặc ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Hình thức xuất khẩu (CMT/FOB/ODM)
• Điều kiện giao hàng (Incoterms – FOB, CIF, DDP…)
• Thị trường xuất khẩu (vì mỗi thị trường có yêu cầu C/O và quy chuẩn kỹ thuật khác nhau)
• Thời hạn giao hàng để lên kế hoạch nguyên phụ liệu kịp tiến độ.

Đây là bước nền quyết định toàn bộ các bước sa. Vì việc chọn sai điều kiện giao hàng hoặc bỏ sót yêu cầu thị trường có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan hoặc mất ưu đãi thuế.

Bước 2: Chuẩn bị và nhập khẩu nguyên phụ liệu (nếu cần)

Với hình thức FOB/ODM, doanh nghiệp thường phải nhập khẩu một phần nguyên phụ liệu (vải, sợi, cúc, khóa kéo, nhãn mác…). Mà nguồn trong nước chưa đáp ứng đủ về chất lượng hoặc số lượng. Phần nhập khẩu này áp dụng loại hình “nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu” hoặc “nhập gia công”. Để có chính sách thuế và thủ tục hải quan riêng, khác với nhập khẩu kinh doanh thông thường.

Một tình huống đáng chú ý: nếu doanh nghiệp mua nguyên phụ liệu từ một doanh nghiệp khác tại Việt Nam. Nhưng hàng hóa được giao theo chỉ định của thương nhân nước ngoài mà không thực sự rời khỏi lãnh thổ. Đây có thể là hình thức “xuất khẩu tại chỗ”. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ vì hình thức này có thủ tục và ưu đãi thuế riêng.

>>> Xem thêm: Xuất khẩu tại chỗ là gì? Hình thức xuất khẩu ít doanh nghiệp Việt biết đến

Bước 3: Sản xuất và kiểm soát chất lượng

Trong giai đoạn sản xuất, doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng (QC) theo tiêu chuẩn khách hàng yêu cầu. Đồng thời lưu ý các quy định kỹ thuật của thị trường nhập khẩu. Ví dụ giới hạn hàm lượng formaldehyde, amin thơm trong thuốc nhuộm theo tiêu chuẩn REACH (EU) hoặc CPSIA (Mỹ).

Cần phân biệt rõ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 01:2017/BCT về giới hạn formaldehyde/amin thơm chỉ áp dụng cho sản phẩm dệt may tiêu thụ tại thị trường Việt Nam, không áp dụng cho hàng sản xuất để xuất khẩu. Nhưng hàng xuất khẩu vẫn phải tuân thủ quy định tương ứng của nước nhập khẩu.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ nhầm lẫn điểm này dẫn đến hoặc làm thừa thủ tục hợp quy trong nước. Hoặc bỏ sót yêu cầu kỹ thuật thực sự của thị trường xuất khẩu. Nên xác nhận rõ yêu cầu kỹ thuật với khách hàng/đối tác nhập khẩu trước khi sản xuất hàng loạt.

Bước 4: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu dệt may cơ bản gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Hóa đơn thương mại (invoice)
  Phiếu đóng gói (packing list)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
• Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Chứng từ quan trọng bậc nhất với hàng dệt may vì quyết định doanh nghiệp có được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi tại thị trường đến hay không.

Các mẫu C/O phổ biến với hàng dệt may

Mẫu C/O	Áp dụng cho	Lưu ý với ngành dệt may
Form B	C/O không ưu đãi, dùng khi thị trường nhập khẩu không có FTA với Việt Nam	Không được hưởng thuế ưu đãi, chỉ xác nhận xuất xứ hàng hóa
Form EUR.1	Xuất khẩu sang EU theo EVFTA	Phải đáp ứng quy tắc xuất xứ “hai công đoạn” cho hàng dệt may (xem bên dưới)
Form D	Xuất khẩu nội khối ASEAN theo ATIGA	Quy tắc xuất xứ thường linh hoạt hơn EVFTA
Tự chứng nhận xuất xứ (CPTPP)	Xuất khẩu sang các nước CPTPP	Doanh nghiệp tự khai báo, không cần cơ quan cấp C/O truyền thống, nhưng phải lưu hồ sơ chứng minh xuất xứ

Với thị trường EU (EVFTA), quy tắc xuất xứ cho hàng dệt may thường được gọi là quy tắc “hai công đoạn” (two-stage transformation). Vải dùng để may thành phẩm phải có xuất xứ từ một bên trong EVFTA (hoặc từ nguồn được cộng gộp xuất xứ. Ví dụ Hàn Quốc). Tức vải phải được dệt/đan VÀ cắt may thành sản phẩm trong khu vực EVFTA mới được coi là có xuất xứ. Đây là điểm nghẽn phổ biến của ngành dệt may Việt Nam. Vì phần lớn vải hiện vẫn nhập khẩu từ các nước ngoài EVFTA. Khiến cho nhiều lô hàng không đáp ứng được quy tắc xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế quan dù đã sản xuất tại Việt Nam.

Bước 5: Khai báo hải quan điện tử

Thủ tục hải quan xuất khẩu hiện nay được thực hiện trên hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS, căn cứ theo Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Nghị định 167/2025/NĐ-CP), và Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/02/2026).

Quy trình khai báo cơ bản gồm như sau:

1. Đăng ký tờ khai: Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS.
2. Hệ thống tự động phân luồng tờ khai: Xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, thông quan ngay). Luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ). Hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).
3. cơ quan hải quan xử lý theo luồng tương ứng: Kiểm tra, đối chiếu và xử lý hồ sơ theo quy định. 
4. Thông quan/giải phóng hàng: Hoàn tất thủ tục, hàng hóa được xuất khẩu theo quy định. 

Điểm mới đáng chú ý từ Thông tư 121/2025/TT-BTC: Hóa đơn thương mại điện tử không bắt buộc phải nộp bản giấy trước khi thông quan. Chứng từ đã nộp qua Cơ chế một cửa ASEAN hoặc các cổng thông tin theo điều ước quốc tế không phải nộp lại. Và có thể dùng VNeID để đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử. Từ đây giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ cho doanh nghiệp xuất khẩu.

Bước 6: Kiểm tra và thông quan

Nếu tờ khai rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ. Doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan hải quan để hoàn tất kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu, hàng hóa được thông quan và giải phóng để giao cho đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ gốc (hợp đồng, invoice, packing list, C/O) để rút ngắn thời gian xử lý nếu bị kiểm tra chi tiết.

Ví dụ minh họa – đơn hàng áo sơ mi xuất khẩu sang EU

Công ty May Thành Phát (ví dụ minh họa) nhận đơn hàng 20.000 áo sơ mi từ một nhà nhập khẩu tại Đức, giao hàng theo điều kiện FOB Cảng Cát Lái. Do vải cotton pha yêu cầu không có sẵn trong nước với số lượng lớn. Nên công ty nhập khẩu vải từ Hàn Quốc (quốc gia được cộng gộp xuất xứ trong EVFTA) theo loại hình nguyên liệu sản xuất xuất khẩu.

Sau khi cắt may và kiểm tra chất lượng theo yêu cầu khách hàng (bao gồm kiểm tra hàm lượng hóa chất theo tiêu chuẩn REACH của EU. Công ty chuẩn bị bộ chứng từ gồm invoice, packing list, vận đơn và xin cấp C/O mẫu EUR.1. Vì vải có xuất xứ Hàn Quốc (được cộng gộp) và công đoạn cắt may thực hiện tại Việt Nam, lô hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ “hai công đoạn” của EVFTA.

Công ty đăng ký tờ khai xuất khẩu điện tử qua VNACCS. Tờ khai được phân vào luồng vàng nên phải nộp thêm hồ sơ chi tiết để hải quan kiểm tra, không cần kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi hồ sơ được duyệt, lô hàng thông quan và giao cho hãng tàu trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi đăng ký tờ khai. Nhờ có C/O mẫu EUR.1 hợp lệ, nhà nhập khẩu tại Đức được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi theo EVFTA thay vì mức thuế MFN thông thường.

Những lưu ý doanh nghiệp dệt may hay bỏ sót

• Nhầm lẫn giữa quy chuẩn kỹ thuật trong nước (QCVN 01:2017/BCT) và quy định của thị trường xuất khẩu. Hai bộ yêu cầu khác nhau. Không thể dùng chứng nhận trong nước thay cho yêu cầu nước ngoài.
• Không kiểm tra kỹ quy tắc xuất xứ trước khi ký hợp đồng nguyên liệu. Dẫn đến không đủ điều kiện cấp C/O ưu đãi dù đã sản xuất xong.
• Bỏ sót loại hình nhập khẩu nguyên liệu sản xuất xuất khẩu, khai báo nhầm sang loại hình kinh doanh thông thường khiến mất ưu đãi thuế.
• Chuẩn bị chứng từ C/O sát ngày giao hàng. Dẫn đến không có thời gian xử lý nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dệt may nhỏ, mới xuất khẩu lần đầu có cần làm đầy đủ quy trình 6 bước này không?

Có. Dù quy mô nhỏ, các bước về chứng từ. Nhưng C/O và khai báo hải quan là bắt buộc theo quy định pháp luật, không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới nên cân nhắc làm việc với đơn vị dịch vụ logistics/hải quan để giảm rủi ro sai sót ở những lô hàng đầu tiên.

Không xin được C/O ưu đãi thì có xuất khẩu được không?

Vẫn xuất khẩu được bình thường với C/O mẫu B (không ưu đãi) hoặc không cần C/O nếu thị trường không yêu cầu. Chỉ là nhà nhập khẩu sẽ không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi theo FTA, có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh về giá.

Hàng gia công CMT có cần lo phần nhập khẩu nguyên liệu không?

Thường không. Vì với CMT khách hàng nước ngoài cung cấp nguyên phụ liệu hoặc chỉ định nhà cung cấp. Doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu xử lý phần khai báo hải quan cho nguyên liệu nhận gia công và xuất khẩu thành phẩm sau gia công.

Kết luận

Quy trình xuất nhập khẩu ngành dệt may đòi hỏi doanh nghiệp xử lý đồng thời nguyên phụ liệu nhập khẩu và thành phẩm xuất khẩu. Doanh nghiệp cũng phải đáp ứng nhiều yêu cầu về chứng từ và quy tắc xuất xứ đặc thù. Một sai sót nhỏ có thể khiến lô hàng chậm thông quan hoặc mất ưu đãi thuế. Nắm rõ từng bước giúp doanh nghiệp chủ động hơn và hạn chế rủi ro trong từng đơn hàng. Quy trình bao gồm lựa chọn hình thức xuất khẩu, chuẩn bị nguyên liệu, C/O và khai báo hải quan. Nếu doanh nghiệp dệt may đang tìm kiếm khách hàng nhập khẩu quốc tế, Innovative Hub sẵn sàng hỗ trợ.  Đội ngũ Innovative Hub có thể tư vấn quy trình xuất khẩu phù hợp với từng thị trường mục tiêu. Doanh nghiệp cũng có thể trao đổi để đánh giá phương án phù hợp với từng đơn hàng.