Năm 2021 là một năm đầy biến động, đánh dấu giai đoạn chuyển tiếp hỗn loạn của năm 2020 sang giai đoạn phục hồi sau COVID-19. Tình hình đã cho thấy các doanh nghiệp đã cố gắng thích nghi nhanh chóng, với công nghệ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có quản lý hàng tồn kho. COVID-19 bộc lộ các lỗ hổng trong chuỗi cung ứng trên toàn cầu, đặc biệt ở những thời điểm không thể lường trước được. Theo một cuộc khảo sát với 715 chuyên gia chuỗi cung ứng, đại dịch đã làm gián đoạn 78% chuỗi cung ứng ở Mỹ. Đại dịch đã nhấn mạnh sự cần thiết phải có nguồn cung cấp hoạt động tốt và đáng tin cậy, dây chuyền và hệ thống kiểm kê tại chỗ

Những người theo kịp tốc độ thay đổi đã được hưởng lợi ích lớn nhất trong thế giới kinh doanh mới. Vì vậy, việc tận dụng những phát triển mới nhất trong quản lý hàng tồn kho là rất hợp lý. Hãy cùng khám phá những phương pháp quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp thương mại điện tử trong bài viết của Innovative Hub.

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi và lưu trữ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó giúp bạn áp dụng cách tìm nguồn, lưu trữ và xử lý sản phẩm sẵn sàng cho việc bán hàng.

Hàng tồn kho là một khoản đầu tư, kết quả của việc quản lý hàng tồn kho kém có thể không hiển thị trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Khi chúng trở nên rõ ràng hoặc gặp những bất lợi: sản phẩm hư hỏng, hàng chết, chi phí lưu kho cao hoặc tệ hơn là hết hàng và đơn hàng của khách hàng không được thực hiện. Phí lưu kho và chi phí lưu giữ có thể làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp hoặc các nhà bán buôn.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp các doanh nghiệp theo dõi sản phẩm từ khi thu mua đến khi vận chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh như số lượng đơn vị cần, mức tồn kho tối ưu, thời điểm sắp xếp lại các mặt hàng và sản phẩm cần thanh lý hoặc loại bỏ.

Hệ thống kiểm kê phù hợp có thể cung cấp cho bạn bức tranh thực tế về những gì bạn có sẵn và điều hành quy trình bán hàng cũng như quy trình kinh doanh hiệu quả hơn. Để lựa chọn giải pháp phù hợp, có thể phụ thuộc vào:

• Quy mô doanh nghiệp, mô hình bán buôn
• Bản chất sản phẩm
• Ngành, lĩnh vực hoạt động
• Các kênh bán hàng

Khi hệ thống hoạt động chính xác, bạn sẽ biết mình có những sản phẩm nào, cùng với các chỉ số quan trọng như không gian kệ còn trống, số lượng đơn vị trong kho và vị trí lưu trữ chính xác của từng sản phẩm.

Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho

Khi hàng tồn kho không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những vấn đề như:

• Hàng tồn kho dư thừa: Tồn kho dư thừa khiến doanh nghiệp chịu nhiều tổn thất chi phí như hạn chế tài nguyên, tăng chi phí lưu trữ. Ngoài ra, bạn có thể sẽ không đáp ứng được những thay đổi của nhu cầu khách hàng, trong khi hàng tồn kho cũ có thể buộc phải thanh lý.
• Mức tồn kho thấp: Điều này ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và thương hiệu của bạn khi không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Mức tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể phụ thuộc vào thời vụ, lịch sử bán hàng hoặc nhu cầu của khách hàng. Chạy phân tích lập kế hoạch nhu cầu để đạt được mức tồn kho tối ưu.
• Hư hỏng: Đối với một số mặt hàng như thực phẩm, chất bổ sung, mỹ phẩm có thời hạn nếu bạn lưu kho quá lâu sẽ ảnh hưởng lớn đến các khoản đầu tư. Theo dõi các mặt hàng của bạn thông qua một hệ thống có thể giúp bạn tránh bị hư hỏng, thực hiện các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá cho các mặt hàng có nguy cơ hư hỏng trong tương lai gần.
• Chi phí lưu trữ cao: Tối ưu hóa không gian lưu trữ có thể giúp bạn giảm chi phí và dự trữ các mặt hàng bán chạy. Không theo dõi khoảng không quảng cáo có thể dẫn đến chi phí lưu trữ, loại bỏ và thanh lý cao hơn.

DOANH NGHIỆP TMĐT QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HÀNG TỒN KHO NHƯ THẾ NÀO

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Thúc đẩy tương tác tích cực với những người quan trọng trong chuỗi cung ứng để có được sản phẩm phù hợp đúng thời gian và lường trước mọi vấn đề về sản xuất hoặc vận chuyển. Để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo:

Thanh toán hóa đơn đúng hạn
Đối xử với nhà cung cấp một cách tôn trọng
Liên lạc thường xuyên
Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
Xây dựng thiện chí bằng cách giới thiệu doanh nghiệp

Theo dõi lượng hàng đã bán: Tỷ lệ lượng hàng đã bán đo lường mức độ cân bằng lượng hàng tồn kho của bạn. Sử dụng phương pháp dự báo bán hàng hoặc đánh giá số lượng đặt hàng trước đây để dự đoán nhu cầu. Dự trữ nhiều hơn số lượng có thể bán có thể làm tăng chi phí lưu kho của bạn.

Cung cấp lại các sản phẩm phổ biến nhanh chóng: Theo dõi doanh số bán hàng để lập kế hoạch chiến lược lượng hàng tồn kho cần bán trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn cũng sẽ cần một đơn vị dự phòng để đảm bảo không hết hàng tồn kho do rủi ro chuỗi cung ứng, hay các yếu tố gây bất lợi cho lô hàng hoặc sai sót trong việc hoàn thành đơn đặt hàng.

Chạy các chương trình khuyến mãi để làm giảm hàng tồn kho cũ: Tránh hư hỏng hoặc phí bảo quản không cần thiết. Không sử dụng các sản phẩm đủ điều kiện nhận khuyến mãi để tăng doanh số bán hàng và giải phóng không gian lưu trữ trong nhà kho.

Theo dõi lợi nhuận thường xuyên: Biên lợi nhuận bán hàng lành mạnh là một dấu hiệu cho thấy sức sống của doanh nghiệp bạn. Theo dõi tất cả chi phí hoạt động của bạn, bao gồm cả chi phí mua sắm hàng hóa, vận chuyển, lưu kho và thực hiện đơn hàng.

Giảm lượng tồn kho dư thừa để tăng lợi nhuận: Đánh dấu sản phẩm giảm giá hoặc tạo các giao dịch đặc biệt để thanh lý hàng tồn kho cũ hoặc sản phẩm dư thừa. Mặc dù có thể bán sản phẩm với giá thấp hơn nhưng đánh dấu sản phẩm giảm giá có thể giúp bạn tránh được chi phí chìm khi tiếp tục dự trữ sản phẩm trong kho của bạn.

Lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp: Vai trò của hệ thống quản lý hàng tồn kho: Đồng bộ hóa với việc thực hiện đơn hàng hoặc trang web bán hàng, Cung cấp dự báo nhu cầu, Thông báo khi các mặt hàng sắp hết, Cho phép quét mã vạch nhanh chóng và dễ dàng, Theo dõi tất cả thông tin sản phẩm có liên quan