HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VỀ YÊU CẦU BÁO GIÁ RFQ

KIẾN THỨC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ YÊU CẦU BÁO GIÁ (RFQ) HIỆU QUẢ

02/06/2021KIẾN THỨC
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG CỤ YÊU CẦU BÁO GIÁ (RFQ) HIỆU QUẢ

Sau quá trình tìm hiểu, bạn đã tìm thấy và cân nhắc một số nhà cung cấp có khả năng cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau khi bạn hài lòng với những thông tin về sản phẩm, bước tiếp theo là trao đổi về giá và cách thức hoạt động của họ có phù hợp trong phạm vi ngân sách của bạn hay không. Đây là lúc Yêu cầu báo giá (RFQ) xuất hiện. Người mua thường gửi một RFQ cho các đối tác tiềm năng để so sánh với các nhà cung cấp khác. Bài viết của Innovative Hub sẽ phân tích cụ thể về khái niệm RFQ, ý nghĩa của nó và thời điểm mà bạn nên sử dụng chúng.

YÊU CẦU BÁO GIÁ (RFQ) LÀ GÌ?

RFQ (Request For Quote hay Request For Quotation) là khái niệm mà người mua B2B sử dụng khi giao dịch với nhà cung cấp về việc định giá các sản phẩm và dịch vụ cụ thể mà họ quan tâm. Với RFQ, người mua tiềm năng có thể yêu cầu các chi tiết và tính năng cụ thể của sản phẩm mà họ mong muốn. Điều này giúp người mua hiểu được chính xác hơn thành phần và tính năng của sản phẩm, ngoài ra còn khuyến khích sự minh bạch về giá cả.

RFQ còn là công cụ tiện dụng khi người mua muốn so sánh giá với các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra mức giá thấp nhất có thể. Bằng cách này, người mua sẽ nhanh chóng tìm ra được nhà cung cấp phù hợp nhất trong phạm vi ngân sách cho phép cũng như hạn chế nguy cơ khiến quỹ tài chính sụt giảm.

Trong Yêu cầu báo giá (RFQ), người mua thường cung cấp cho nhà cung cấp của họ những chi tiết sau:

  • Mô tả về đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm hay dịch vụ
  • Số lượng và khối lượng hàng dự định mua
  • Mức chất lượng yêu cầu
  • Yêu cầu giao hàng
  • Các dịch vụ giá trị gia tăng bắt buộc

RFQ không hạn chế số lượng nhà cung cấp nên người mua có thể yêu cầu một người bán cung cấp báo giá hoặc mở rộng phạm vi yêu cầu của mình bằng cách lấy báo giá từ nhiều người bán cùng lúc

MỘT SỐ LOẠI YÊU CẦU BÁO GIÁ THƯỜNG GẶP

RFQ có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào số lượng nhà cung cấp người mua mong muốn tham gia. Ưu điểm và nhược điểm một số loại yêu cầu báo giá mà người mua có thể xem xét:

  • Giá thầu được mời: Tại đây, người mua mời các nhà cung cấp cụ thể gửi báo giá, sau đó xem xét chúng. Loại hình này giúp người mua nhanh chóng tìm được nhà cung cấp có mức giá phù hợp. Nhược điểm của mô hình đấu giá này là hạn chế cơ hội khám phá các khoản tiết kiệm chi phí có thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp mới.
  • Giá thầu mở: Người mua giới thiệu một số cạnh tranh trong quy trình RFQ với giá thầu mở. Tại đây người mua mời những người bán cụ thể gửi báo giá, cho phép báo giá của từng người bán hiển thị với người khác. Người bán sẽ thay đổi hoặc cập nhật báo giá của họ trong suốt thời gian gửi cho đến khi hết hạn. Khả năng hiển thị giá giúp giảm giá tổng thể là lợi thế rõ ràng nhất. Tuy nhiên, hình thức này có thể phản tác dụng và khiến các nhà cung cấp cố tình định một mức giá thống nhất.
  • Giá thầu kín: Nhà cung cấp sẽ đấu thầu một báo giá trong một khoảng thời gian và sẽ không hiển thị với nhà cung cấp khác. Hình thức này đảm bảo sự minh bạch và hạn chế gian lận. Tuy nhiên, nó cũng làm mất đi sự cạnh tranh mà đáng lẽ giá thầu sẽ được khuyến khích hơn.
  • Đấu thầu ngược: Người mua mời các nhà cung cấp báo giá thấp nhất của họ cho sản phẩm được chỉ định với mục đích là chi phí sẽ tiếp tục giảm khi mỗi nhà cung cấp gửi một giá mới. Quá trình này sẽ kết thúc khi giá thấp nhất được đưa ra và các yếu tố khác sẽ không được đề cập tới hay cân nhắc.

THỜI ĐIỂM VÀ CÁCH THỨC GỬI YÊU CẦU BÁO GIÁ

RFQ được sử dụng khi người mua chắc chắn về số lượng hoặc loại sản phẩm hay dịch vụ họ mong muốn. Thông thường các công ty sử dụng RFQ khi các sản phẩm hay dịch vụ được tiêu chuẩn hóa không có sẵn. Người mua sẽ chỉ định cụ thể chi tiết, chính xác những gì họ muốn mua như: kiểu dáng, kích thước, thiết kế,…

Trước khi thực hiện một yêu cầu báo giá, bạn cần xác định:

  • Tôi có danh sách các nhà cung cấp đủ điều kiện hoặc tiềm năng có thể cung cấp các sản phẩm tôi cần không?
  • Tôi có biết chính xác những gì tôi muốn mua không?
  • Tôi có đang quyết định các chi tiết chính xác về giao dịch mua của mình, bao gồm số lượng, chất lượng và kích cỡ không?
  • Giá cả có phải là yếu tố cần thiết đối với tôi trong giai đoạn này?

RFQ không yêu cầu một quy trình, một mẫu cụ thể hay cổng thông tin nào để nhận và gửi các RFQ. Người mua chỉ cần soạn thảo một tài liệu bao gồm các yêu cầu của bạn và gửi cho người bán qua email. Có bốn giai đoạn chính mà người mua cần chuẩn bị cho RFQ của mình là:

  • Chuẩn bị tài liệu của bạn: Xem xét các nhu cầu mua sắm và đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty. Sau đó chỉ định các chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn mua. Chuẩn bị tài liệu càng chi tiết, bạn sẽ càng có cơ hội nhận được phản hồi đầy đủ từ nhà cung cấp.
  • Xem lại phản hồi của nhà cung cấp: Khi kết thúc thời hạn, bạn có thể xem lại các câu trả lời và xác định nhà cung cấp có mức giá phù hợp nhất với bạn
  • Chọn báo giá ưa thích: Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, không nhất thiết phải là nhà cung cấp có mức giá tốt nhất. Bạn có thể cân nhắc các yếu tố khác trước khi đưa ra quyết định hợp tác. Thông báo cho nhà cung cấp mà bạn lựa chọn và giữ lại một bản sao RFQ để tạo cơ sở cho mối quan hệ hợp tác lâu dài
  • Kết thúc quy trình: Cuối cùng, kết thúc quy trình bằng cách chính thức hóa thỏa thuận với nhà cung cấp. RFQ không phải là một hợp đồng và không thể được thực thi cho đến khi nó được thỏa thuận chính thức bởi cả hai bên. Ngoài ra, hãy thông báo cho các nhà cung cấp đã gửi báo giá về quyết định của bạn với một nhà cung cấp khác.

Bài viết liên quan

DUY TRÌ TÍNH NHẤT QUÁN TRONG TIẾP THỊ THƯƠNG HIỆU
16/09/2021

DUY TRÌ TÍNH NHẤT QUÁN TRONG TIẾP THỊ THƯƠNG HIỆU

Khi các nỗ lực tiếp thị thương hiệu đưa ra một thông điệp của doanh nghiệp trên tất cả các kênh trực tuyến và ngoại tuyến. Tính nhất quán trong
CHIẾN LƯỢC XÂY DỰNG PHONG CÁCH THƯƠNG HIỆU NĂM 2021
14/09/2021

CHIẾN LƯỢC XÂY DỰNG PHONG CÁCH THƯƠNG HIỆU NĂM 2021

Khi mọi người nói về một thương hiệu, họ người nghĩ đến logo, màu sắc và tên công ty hoặc được định nghĩa là bản sắc tổng thể của một
CÁCH PHÂN BIỆT UPSELL, CROSS-SELL VÀ RELATED PRODUCTS TRONG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
09/09/2021

CÁCH PHÂN BIỆT UPSELL, CROSS-SELL VÀ RELATED PRODUCTS TRONG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Vì sao doanh nghiệp nên phân biệt Upsell, Cross-sell và Related products trong thương mại điện tử (TMĐT)? Đây là cả ba chiến thuật bán hàng trên TMĐT, nếu không
SEO VÀ SEM KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO TRONG NĂM 2021?
07/09/2021

SEO VÀ SEM KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO TRONG NĂM 2021?

Tiếp thị kỹ thuật số là xu hướng nổi bật trong những năm gần đây. Trong đó, SEO và SEM là hai thuật ngữ được đề cập nhiều nhất bởi
QUY ĐỊNH MỚI CỦA CHÂU ÂU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM HỮU CƠ
02/09/2021

QUY ĐỊNH MỚI CỦA CHÂU ÂU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM HỮU CƠ

Mới đây, Ủy ban châu Âu ban hành Quy định thực thi mới số 2021/1165 (Commission Implementing Regulation (EU) 2021/1165) đối với các sản phẩm hữu cơ. Quy định mới
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI INBOUND MARKETING HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP
31/08/2021

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI INBOUND MARKETING HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Xây dựng một cộng đồng vững chắc cho thương hiệu là một trong những cách giúp doanh nghiệp phát triển. Thế nhưng, để làm được điều đó doanh nghiệp cần