24/07/2024
Yêu cầu báo giá RFQ | Tìm hiểu và hướng dẫn quy trình RFQ
13/06/2024
Trong các hoạt động thu mua – procurement, khi doanh nghiệp có nhu cầu mua những loại hàng hóa, hoặc dịch vụ đặc biệt, không theo các quy chuẩn thông
Trong các hoạt động thu mua – procurement, khi doanh nghiệp có nhu cầu mua những loại hàng hóa, hoặc dịch vụ đặc biệt, không theo các quy chuẩn thông thường, họ sẽ đặt ra các RFQ. Vậy yêu cầu báo giá RFQ là gì? và quy trình thực hiện như thế nào?
Trong bài viết này, Innovative Hub Việt Nam sẽ điểm qua RFQ là gì? Quy trình thực hiện RFQ và giới thiệu qua tính năng RFQ của Alibaba.com.
Yêu cầu báo giá RFQ là gì?
RFQ (Request For Quote hay Request For Quotation – Yêu cầu báo giá) là quy trình mà các doanh nghiệp công khai yêu cầu các doanh nghiệp khác – thông thường là các nhà cung cấp – tham gia đấu thầu cho đơn hàng của họ. Quy trình này thường được sử dụng để tìm nhà cung cấp phù hợp dài hạn và ổn định.
Là những người mua chuyên nghiệp có nhu cầu đặt hàng lớn và những người mua đang tìm kiếm các sản phẩm có thể tùy chỉnh, đặc biệt có khả năng sử dụng hệ thống này.
Chợ RFQ: là nơi người mua post tất cả những yêu cầu mua hàng của họ lên để tìm kiếm NCC phù hợp cho tất cả các mặt hàng
RFQ thường được sử dụng khi nhà sản xuất đã biết rõ mong muốn về sản phẩm, bao gồm số lượng, yêu cầu kĩ thuật,…. Quy trình yêu cầu báo giá RFQ sẽ được tiến hành nhanh hơn các quy trình khác như RFP hay ITT. Người mua thường phải chuẩn bị các giấy tờ về chi tiết kĩ thuật và yêu cầu thương mại trước khi gửi đi các yêu cầu chào giá.
Trong giao dịch thực tế, thuật ngữ RFQ thường được sử dụng tương đương với Lời mời đấu thầu – IFB – Invitation for Bid, hoặc IFT – Invitation For Tender.
Cách thức hoạt động của RFQ
- Cách 1: Buyer có thể tự soạn RFQ để tìm kiếm Nhà cung cấp: Chỉ cần có 1 account đăng nhập vào để gửi quotation đến chợ RFQ.
- Cách 2: Sử dụng chức năng hỗ trợ thông minh từ nền tảng Alibaba: Search từ khoá liên quan sau đó nhìn thấy những bài viết, gian hàng hiển thị phù hợp thì sẽ liên hệ.
Lưu ý: Trong vòng 24g nhận đươc message của người mua mà không có phản hồi nào cho khách hàng thì Alibaba.com sẽ hiểu là bạn không quan tâm khách hàng, đơn hàng này sẽ bị đẩy ra chợ RFQ cho các đơn vị khác chào giá.
Các loại RFQ trên Alibaba.com
Có 3 loại báo giá: Vàng, Bạc, Đồng
Buyer sẽ được Alibaba đánh giá dựa trên tầng xuất mua hàng và năng lực mua hàng: L1, L2, L3, L4
Gold RFQ
Criteria: Người mua L4 đã đăng hoặc có khả năng giao dịch lớn (ví dụ: doanh thu hàng năm ≥ 1 triệu NDT, số tiền mua hàng trực tuyến ≥ 10.000 USD, số tiền giao dịch một lần từ 5000 USD trở lên
Nhà cung cấp đã được xác minh hoặc nhà cung cấp có Xếp hạng 3 sao trở lên.
Silver RFQ
Criteria: L2 hoặc L3 Người mua đã đăng điểm chất lượng RFQ hoặc RFQ ≥70
Ngưỡng báo giá: Nhà cung cấp đã được xác minh hoặc Nhà cung cấp có điểm hiệu suất RFQ ≥ 60 vào cuối tháng trước có thể được hưởng quyền báo giá ưu tiên trong 6 giờ làm việc đầu tháng này (cần đáp ứng vi phạm < 24 điểm và vi phạm IPR nghiêm trọng < 1 lần). 6 giờ làm việc sau khi phát hành báo giá, tất cả các nhà cung cấp đều có thể báo giá bạc..
Nhà cung cấp đã được xác minh hoặc nhà cung cấp có Xếp hạng 3 sao trở lên.
Bronze RFQ
Criteria: Tuân thủ các quy tắc đăng bài nghiêm túc về các yêu cầu cơ hội kinh doanh (ví dụ: người mua đã đăng ký không phải là người Trung Quốc, lừa đảo không vi phạm VPN/IP không phải của Trung Quốc, v.v.)
Tất cả các nhà cung cấp đều có sẵn để báo giá.
Quy trình RFQ
Quy trình RFQ truyền thống thường bao gồm 6 giai đoạn cơ bản:
- Chuẩn bị tài liệu sản phẩm.
- TÌm kiếm danh sách nhà cung cấp mong muốn.
- Gửi RFQ.
- Nhận phản hồi.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Phản hồi các đơn vị không phù hợp.
Chuẩn bị tài liệu sản phẩm.
Một bản tài liệu RFQ tốt nên bắt đầu với việc giới thiệu doanh nghiệp, mô hình kinh doanh và mô tả chính xác yêu cầu của người mua. Nó cho phép nhà cung cấp đưa ra đề nghị phù hợp nhất với khả năng của họ và mong muốn của đơn vị mua hàng.
Đơn giản nhất, doanh nghiệp cần cung cấp cho các đơn vị cung cấp một mẫu đơn bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết theo một danh sách. Danh sách này bao gồm ít nhất những thông tin sau:
- Định nghĩa về sản phẩm hoặc dịch vụ với các yêu cầu chi tiết.
- Yêu cầu vận chuyển.
- Số lượng.
- Điều khoản thanh toán.
- Phương pháp đánh giá thống nhất.
- Thời gian quyết định và quy trình xem xét.
- Các điều khoản trong hợp đồng.
- Yêu cầu nộp đơn.
Mẫu đơn cần được thiết kế đơn giản, tinh gọn để có thể dễ dàng so sánh các thông số như chi phí, số lượng, tổng giá trị sản phẩm,…
Tìm kiếm danh sách nhà cung cấp mong muốn
Đây có thể sẽ là công đoạn tốn kém nhất đối với các đơn vị mua hàng. Thị trường quốc tế luôn thay đổi với sự xuất hiện của các nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, để tiếp cận được họ, doanh nghiệp cần phải có những hoạt động tiếp cận phù hợp vào thị trường để tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất.
Gửi yêu cầu báo giá RFQ.
Các bản yêu cầu báo giá RFQ cần có hướng dẫn rõ ràng về các quy định hoàn thiện và ngày kết thúc. Các văn bản này cũng cần đính kèm các điều khoản và dịch vụ hợp đồng của bên mua. Bên cạnh đó, trong quá trình đấu thầu, bên mua cần đặt ra những biện pháp trao đổi giữa người mua và người bán. Những thông tin này cần được gửi đến đầy đủ cho tất cả nhà cung cấp.
Có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ cho phép làm việc này tự động, ví dụ như Alibaba RFQ, bao gồm cả việc trả lời câu hỏi của nhà cung cấp. Người mua hàng chỉ cần đăng tải nhu cầu của mình và các tài liệu liên quan khi gửi yêu cầu.
Nhận phản hồi và phân tích kết quả.
Khi nhận các kết quả đấu thầu, doanh nghiệp cần phải bảo mật thông tin để đảm bảo kết quả công bằng. Tốt nhất là công bố kết thúc đấu thầu khi đến hạn và xem xét phản hồi ngay lập tức.
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Công đoạn này sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn nếu trước đó doanh nghiệp đã gửi đi một bản mẫu yêu cầu báo giá RFQ đầy đủ và cấu trúc chặt chẽ. Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp sẽ có những thương thảo nhỏ để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Khi tìm được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp sẽ kết thúc giai đoạn này và bắt đầu kí kết hợp đồng.
Doanh nghiệp nên ghi lại tất cả những việc đã làm trong cả qúa trình RFQ, bao gồm số lượng đấu thầu được gửi ra, số lượng thầu nhận về, tiêu chí đánh giá, hội đồng đánh giá thầu, và kết quả cuối cùng.
Phản hồi các đơn vị không phù hợp.
Sau khi ra quyết định, doanh nghiệp cần thông báo lại tất cả những đơn vị khác, cảm ơn họ đã tham gia vào buổi đấu thầu này. Nên giữ những mối quan hệ tốt với các đơn vị tham gia, biết đâu bọn họ sẽ là đối tác của bạn sau này.
NHỮNG LOẠI YÊU CẦU BÁO GIÁ RFQ THƯỜNG GẶP
Yêu cầu báo giá RFQ có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào số lượng nhà cung cấp người mua mong muốn tham gia. Ưu điểm và nhược điểm một số loại yêu cầu báo giá mà người mua có thể xem xét:
Giá thầu được mời
Tại đây, người mua mời các nhà cung cấp cụ thể gửi báo giá, sau đó xem xét chúng. Loại hình này giúp người mua nhanh chóng tìm được nhà cung cấp có mức giá phù hợp. Nhược điểm của mô hình đấu giá này là hạn chế cơ hội khám phá các khoản tiết kiệm chi phí có thể được cung cấp bởi các nhà cung cấp mới.
Giá thầu mở
Người mua giới thiệu một số cạnh tranh trong quy trình RFQ với giá thầu mở. Tại đây người mua mời những người bán cụ thể gửi báo giá, cho phép báo giá của từng người bán hiển thị với người khác. Người bán sẽ thay đổi hoặc cập nhật báo giá của họ trong suốt thời gian gửi cho đến khi hết hạn. Khả năng hiển thị giá giúp giảm giá tổng thể là lợi thế rõ ràng nhất. Tuy nhiên, hình thức này có thể phản tác dụng và khiến các nhà cung cấp cố tình định một mức giá thống nhất.
Giá thầu kín
Nhà cung cấp sẽ đấu thầu một báo giá trong một khoảng thời gian và sẽ không hiển thị với nhà cung cấp khác. Hình thức này đảm bảo sự minh bạch và hạn chế gian lận. Tuy nhiên, nó cũng làm mất đi sự cạnh tranh mà đáng lẽ giá thầu sẽ được khuyến khích hơn.
Đấu thầu ngược
Người mua mời các nhà cung cấp báo giá thấp nhất của họ cho sản phẩm được chỉ định với mục đích là chi phí sẽ tiếp tục giảm khi mỗi nhà cung cấp gửi một giá mới. Quá trình này sẽ kết thúc khi giá thấp nhất được đưa ra và các yếu tố khác sẽ không được đề cập tới hay cân nhắc.
Cân nhắc khi thực hiện yêu cầu báo giá RFQ
RFQ được sử dụng khi người mua đã biết chắc về yêu cầu sản phẩm, bao gồm: yêu cầu kĩ thuật, số lượng, loại hợp đồng,… Thông thường các công ty sẽ gửi các RFQ khi các sản phẩm và dịch vụ họ mong muốn chưa được tiêu chuẩn hóa. Khi đó, người mua sẽ phải nắm rất rõ những yêu cầu của họ trong quá trình yêu cầu báo giá RFQ.
RFQ thường không được công bố công khai. Danh sách người tham gia sẽ được doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu thời gian và nhân lực. Do đó, doanh nghiệp mới rất khó tham gia RFQ nếu chưa có mối quan hệ đủ sâu.
Bên cạnh đó, quy trình RFQ truyền thống sẽ dễ bỏ qua những nhà cung cấp mới có mức giá tốt hơn, hoặc sản phẩm phù hợp và chất lượng cao hơn. Đây là một trong những hạn chế lớn nhất của mô hình RFQ truyền thống.
Cách tìm kiếm RFQ phù hợp
Cách 1: Dùng gợi ý sẵn của Alibaba được sắp xếp theo phân loại vàng, bạc, đồng.
Cách 2: Chọn ngành hàng hoặc từ khoá liên quan
Để lọc ra được những đơn hàng phù hợp với mình thì tuân thủ theo 5 bước sau:
| 1. Ngày post | Last 24h, 12h, những RFQ mới |
| 2. Ngành hàng muốn chào RFQ | Chọn ngành hàng, từ khóa |
| 3. Quốc gia post RFQ | Chọn Quốc gia muốn tìm kiếm, Tránh các quốc gia có tỷ lệ spam và dò giá |
| 4. Loại RFQ | Ưu tiên chào những RFQ Vàng và Bạc trước |
| 5. RFQ có số lượng chào còn nhiều | <= 5 |
Đánh giá một Buyer tiềm năng:
- Buyer đã có những lịch sử tìm kiếm những sản phẩm tương tự.
- Có thời gian đăng nhập có Alibaba thường xuyên
- Có thông tin doanh nghiệp cơ bản
Chỉ số đánh giá RFQ
RFQ chiếm 30% tỷ lệ đánh giá xét sao hiển thị hàng tháng vì vậy cần tập trung để đạt được điểm RFQ cao. Báo giá hàng tháng của bạn được xếp hạng càng cao so với các nhà cung cấp khác trong ngành của bạn thì số điểm bạn có thể kiếm được càng cao.
Đánh giá RFQ trên Alibaba.com được chia thành 4 mục ở bảng dưới đây:
| Monthly Quotes/ Số chào giá hàng tháng | Số chào giá chào cho các RFQ được post trong vòng 24h |
| 30-day RFQ response rate/ Tỷ lệ phản hồi RFQ trong 30 ngày | Số chào giá được KH phản hồi trong vòng 30 ngày. Tỷ lệ phản hồi phụ thuộc vào: sản phẩm phù hợp không, chào đúng sản phẩm không, chào giá có thu hút khách hàng không, communicate/quote có phù hợp không |
| Monthly quick quotation rate/ Tỷ lệ phản hồi nhanh | Số chào giá trong 30 ngày |
| Monthly RFQ market visits/ Ghé thăm chợ RFQ hàng tháng | Số ngày ghé thăm chợ RFQ hàng tháng |
Nếu như đạt được điểm số RFQ cao, gian hàng của bạn cũng sẽ nhận được những phần thưởng từ Alibaba.com như sau:
| Performance Score | Rewarded RFQ Quota | Priority Quotes | Green Pass | Access to priority Gold RFQs | Access to priority Silver RFQs | ||
| Verified Supplier | 3star+ | Verified Supplier | Non Verified Supplier | ||||
| ≥80 | 20 | 10 | 15 | Unlimited, up to available quota | 15 | ✓ | ✓ |
| 60 to 79 | 10 | 5 | 10 | 15 | 5 | ✓ | |
| <60 | 0 | 0 | 0 | 5 | 3 | – | |
Cải thiện điểm chỉ số trên RFQ
| Montly RFQ market visits | 30-day RFQ response rate | 30-day RFQ response rate | Monthly quick quotation rate |
| 3 ngày＞tham quan thị trường RFQ hàng tháng ≥ 1 ngày: 1 điểm 12 ngày＞tham quan thị trường RFQ hàng tháng ≥ 4 ngày: 5 điểm 18 ngày＞tham quan thị trường RFQ hàng tháng ≥12 ngày: 8 điểm 22 ngày＞tham quan thị trường RFQ hàng tháng ≥18 ngày: 12 điểm Số lượt ghé thăm thị trường RFQ hàng tháng ≥22 ngày: 15 điểm | 10%＞Tỷ lệ phản hồi RFQ trong 30 ngày ＞0%: 5 điểm 30%＞Tỷ lệ phản hồi RFQ trong 30 ngày ≥10%: 10 điểm 50%＞Tỷ lệ phản hồi RFQ trong 30 ngày ≥30%: 15 điểm Tỷ lệ phản hồi RFQ trong 30 ngày ≥50%: 20 điểm | Cải thiện chất lượng báo giá của bạn Kiểm tra lịch sử báo giá và tối ưu hóa chiến lược báo giá hiện tại của bạn Duy trì liên lạc với người mua của bạn: | Sử dụng hiệu quả filter lọc thời gian Follow thời gian của từng quốc gia Chào ngay khi thấy báo giá Dùng template tạo sẵn |
Alibaba.com RFQ tạo ra sân chơi mới
Phương pháp RFQ thường được sử dụng để tìm kiếm sản phẩm nhanh và từ nhà cung cấp uy tín, do đó, nó thường sẽ bó hẹp trong một danh sách cụ thể. Điều này khiến cho các nhà cung cấp mới khó tiếp cận vào các RFQ nếu như không được biết đến từ trước.
Hiện nay, các sàn thương mại điện tử B2B như Alibaba.com đã giới thiệu các giải pháp RFQ trực tiếp trên nền tảng của họ. RFQ của Alibaba.com giải quyết 3 vấn đề chính của RFQ truyền thống, bao gồm:
- Độ uy tín: Nhà cung cấp và người mua đã được xác minh doanh nghiệp và sản phẩm ngay khi tham gia Alibaba.com. Do đó, các pháp nhân trên Alibaba.com đều có độ uy tín cao. Bên cạnh đó, người mua và người bán có thể dựa trên hệ thống xếp hạng sao và Verified Supplier để đánh giá doanh nghiệp sơ bộ trước khi đi sâu vào những bước tiếp theo.
- Công khai: RFQ của Alibaba.com hoạt động như một marketplace. Nhà cung cấp và người mua có thể gửi/tìm RFQ phù hợp với nhu cầu và sản phẩm của chính họ. Điều này giúp cho các nhà cung cấp và người mua mới có thể tìm thấy nhau dễ dàng hơn. Alibaba.com cũng có lượng traffic vô cùng lớn, với hơn 200 nghìn nhà cung cấp, giúp cho lượng RFQ gửi về sẽ vô cùng đa dạng.
- Nhanh chóng: Về cơ bản tất cả thông tin đều đã được nền tảng chuẩn bị sẵn, bao gồm cả các mẫu RFQ. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp hơn rất nhiều khi chỉ cần điền những thông tin cần thiết.
Bài viết liên quan
