Quy trình xin C/O (Chứng Nhận Xuất Xứ) là một trong những thủ tục quan trọng đối với doanh nghiệp xuất khẩu. Đặc biệt khi hàng hóa cần chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế theo các FTA. Từ năm 2025, quy định về cơ quan có thẩm quyền cấp C/O và phương thức nộp hồ sơ đã có những thay đổi đáng lưu ý. Từ đó khiến doanh nghiệp cần cập nhật để tránh sai sót và chậm trễ. Trong bài viết này, Innovative Hub sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xin C/O cho hàng xuất khẩu. Từ việc xác định mẫu C/O, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình xin C/O và những lưu ý quan trọng để chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu!
Thay đổi quan trọng nhất – VCCI không còn thẩm quyền cấp C/O
Trong nhiều năm, VCCI (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam) là một trong những đơn vị được ủy quyền cấp một số mẫu C/O, song song với các Phòng Quản lý Xuất Nhập Khẩu thuộc Bộ Công Thương. Tuy nhiên, theo Quyết định 1103/QĐ-BCT có hiệu lực từ ngày 5/5/2025, VCCI không còn thẩm quyền cấp C/O. Thay đổi này áp dụng với C/O Form B, Form A/GSP, CNM (Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ) và việc quản lý mã số REX.
Hiện nay, thẩm quyền cấp C/O được chuyển giao cho Cục Xuất Nhập Khẩu (Bộ Công Thương) và mạng lưới các Phòng Quản lý Xuất Nhập Khẩu khu vực trên cả nước. Bên cạnh đó, theo Thông tư 40/2025/TT-BCT có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, doanh nghiệp thực hiện quy trình xin C/O thông qua hệ thống eCoSys – hệ thống điện tử quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ của Bộ Công Thương.
C/O là gì và khi nào cần xin?
C/O (Certificate of Origin) là chứng từ xác nhận xuất xứ hàng hóa. Chứng từ này chứng minh hàng hóa được sản xuất hoặc gia công tại Việt Nam. C/O giúp chứng minh hàng hóa đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các FTA Việt Nam đã ký kết. Bên cạnh đó là đáp ứng yêu cầu chứng minh xuất xứ của nước nhập khẩu khi không có FTA.
>> Xem thêm bài viết: Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
Quy trình xin C/O từng bước
| Bước | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| 0 | Đăng ký hồ sơ thương nhân (Hồ sơ thương nhân) trên eCoSys – bắt buộc với doanh nghiệp xin C/O lần đầu | Chỉ cần làm một lần, các lần xin C/O sau không cần lặp lại trừ khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp |
| 1 | Xác định mẫu C/O phù hợp theo thị trường xuất khẩu và FTA khách hàng muốn hưởng ưu đãi | Xem bảng mẫu C/O theo thị trường ở phần dưới |
| 2 | Chuẩn bị hồ sơ: đơn đề nghị cấp C/O, tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, bảng kê nguyên liệu/quy trình sản xuất chứng minh xuất xứ, hóa đơn mua nguyên liệu (nếu cần) | Hồ sơ thiếu/sai lệch giữa các chứng từ là nguyên nhân bị từ chối phổ biến nhất |
| 3 | Nộp hồ sơ qua hệ thống eCoSys (bắt buộc từ 1/7/2025 theo Thông tư 40/2025/TT-BCT) | Có thể nộp điện tử toàn phần hoặc nộp bổ sung bản giấy tùy tổ chức cấp yêu cầu |
| 4 | Cơ quan cấp thẩm định hồ sơ và xử lý | Thời gian xử lý: 6 giờ làm việc (điện tử) / 8 giờ (nộp trực tiếp) / 24 giờ (qua bưu điện) kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP |
| 6 | Nhận kết quả: C/O điện tử hoặc bản giấy tùy yêu cầu của nước nhập khẩu/khách hàng | Một số thị trường chấp nhận C/O điện tử, một số vẫn yêu cầu bản giấy có chữ ký/con dấu gốc |
>> Xem thêm bài viết: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu – checklist đầy đủ nhất
Trường hợp đặc biệt – cơ chế REX cho hàng hưởng GSP
Hàng xuất khẩu sang thị trường áp dụng GSP như EU có thể áp dụng cơ chế REX. Với lô hàng từ 6.000 EUR, doanh nghiệp cần đăng ký mã số REX (Registered Exporter). Mã số này cho phép doanh nghiệp tự chứng nhận xuất xứ. Doanh nghiệp không cần xin C/O Form A cho từng lô hàng. Trước đây, VCCI có tham gia quản lý đăng ký mã số REX. Hiện nay, thẩm quyền này đã được chuyển về Bộ Công Thương.
Tại EU, doanh nghiệp cần phân biệt hai cơ chế chứng nhận xuất xứ. Đó là cơ chế theo EVFTA và cơ chế REX theo GSP. Hai cơ chế này có phạm vi áp dụng khác nhau. Khi thực hiện quy trình xin C/O, doanh nghiệp cần xác định đúng cơ chế. Doanh nghiệp nên xác nhận với Cục Xuất Nhập Khẩu trước khi áp dụng. Ngoài ra, có thể tham khảo đơn vị tư vấn hải quan có kinh nghiệm.
Mẫu C/O phổ biến theo thị trường xuất khẩu
Tùy vào thị trường xuất khẩu và hiệp định thương mại mà doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu C/O phù hợp. Dưới đây là một số mẫu C/O phổ biến để tham khảo khi thực hiện:
- Form D (ATIGA): Áp dụng cho các nước ASEAN.
- Form E (ACFTA): Áp dụng cho thị trường Trung Quốc.
- EUR.1 (EVFTA): Áp dụng cho thị trường Liên minh châu Âu (EU).
- Form AK/VK (AKFTA/VKFTA): Áp dụng cho thị trường Hàn Quốc.
- Form AJ/VJ (AJCEP/VJEPA): Áp dụng cho thị trường Nhật Bản.
- CPTPP: Áp dụng cho các thị trường thành viên CPTPP như Nhật Bản, Canada, Mexico, Peru, Úc…
- RCEP: Áp dụng cho các nước thành viên RCEP.
- Form B: Dùng cho thị trường không có FTA áp dụng, theo cơ chế không ưu đãi.
- Form A/GSP hoặc mã số REX: Áp dụng tùy trường hợp đối với các thị trường hưởng chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập.
Lưu ý: Danh sách trên mang tính tham khảo. Doanh nghiệp nên xác nhận với Cục Xuất Nhập Khẩu hoặc Phòng Quản lý Xuất Nhập Khẩu khu vực để lựa chọn đúng mẫu C/O cho từng lô hàng.
>> Xem thêm bài viết: Hiệp định RCEP
Những lỗi thường gặp khi xin C/O
Trong quy trình xin C/O, hồ sơ bị từ chối hoặc chậm cấp thường xuất phát từ những sai sót trong chứng từ, quy tắc xuất xứ hoặc thủ tục đăng ký. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các nội dung sau trước khi nộp hồ sơ:
- Thông tin giữa các chứng từ không khớp: Số lượng, trị giá, mã HS trên đơn đề nghị cấp C/O cần thống nhất với tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại.
- Chưa chứng minh đủ xuất xứ hàng hóa: Bảng kê nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất chưa cung cấp đủ căn cứ để chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của FTA áp dụng, chẳng hạn tỷ lệ nội địa hóa chưa đạt yêu cầu.
- Nộp hồ sơ quá muộn: Hồ sơ xin C/O được nộp sau thời gian dài kể từ khi hàng xuất khẩu mà không có lý do chính đáng có thể dẫn đến yêu cầu giải trình bổ sung.
- Chọn sai mẫu C/O: Mẫu C/O không phù hợp với hiệp định thương mại hoặc ưu đãi thuế mà khách hàng muốn áp dụng có thể khiến hồ sơ không được chấp thuận.
- Chưa đăng ký hồ sơ thương nhân trên eCoSys: Doanh nghiệp lần đầu xin C/O nhưng chưa hoàn tất bước đăng ký này sẽ không thể nộp hồ sơ ngay.
Kiểm tra kỹ chứng từ và lựa chọn đúng mẫu C/O ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung hồ sơ. Qua đó tránh chậm cấp và thực hiện quy trình xin C/O thuận lợi hơn.
Câu hỏi thường gặp
VCCI có còn cấp C/O nào không?
Không. Theo Quyết định 1103/QĐ-BCT của Bộ Công Thương, có hiệu lực từ ngày 5/5/2025, VCCI đã bị bãi bỏ hoàn toàn thẩm quyền cấp C/O. Bao gồm Form B, Form A/GSP, CNM và quản lý mã số REX. Hiện nay, thẩm quyền cấp C/O thuộc Cục Xuất Nhập Khẩu và các Phòng Quản lý Xuất Nhập Khẩu khu vực thuộc Bộ Công Thương.
Có thể nộp hồ sơ xin C/O bằng bản giấy trực tiếp như trước đây không?
Theo Thông tư 40/2025/TT-BCT, từ ngày 1/7/2025, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ xin C/O qua hệ thống eCoSys. Tùy trường hợp, cơ quan cấp hoặc nước nhập khẩu có thể yêu cầu bổ sung bản giấy. Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi thực hiện quy trình xin C/O.
Xin C/O mất bao lâu?
Theo Điều 16 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ là 6 giờ làm việc đối với hồ sơ điện tử, 8 giờ nếu nộp trực tiếp và 24 giờ nếu gửi qua đường bưu điện, tính từ khi cơ quan cấp nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc doanh nghiệp phải giải trình thêm.
Kết luận
Quy trình xin C/O hiện không thay đổi nhiều, nhưng doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới về cơ quan cấp C/O và cách nộp hồ sơ qua eCoSys để tránh sai sót, chậm trễ. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xin C/O thuận lợi và đúng hạn. Tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết hoặc liên hệ Innovative Hub để được hỗ trợ khi cần!
