Tìm khách hàng xuất khẩu đầu tiên vẫn luôn là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Trong vài năm gần đây, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu đang áp dụng một hướng tiếp cận khác. Đó là sử dụng dữ liệu hải quan thực tế kết hợp với AI. Phương pháp này giúp xác định doanh nghiệp nào đang cần sản phẩm tương tự. Đồng thời, doanh nghiệp có thể biết khách hàng đó đang ở đâu. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiếp cận đúng khách hàng vào đúng thời điểm. Topease là một trong những nền tảng được phát triển theo hướng tiếp cận này.
Bài viết này sẽ giải thích Topease là gì và gồm những công cụ nào. Đồng thời, bài viết sẽ phân tích cách Topease hoạt động trong tìm kiếm khách hàng. Cuối cùng, doanh nghiệp có thể đánh giá nền tảng này có phù hợp hay không.
Topease là gì?
Topease là nền tảng dữ liệu thương mại và trí tuệ nhân tạo (AI trade intelligence) phục vụ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, được vận hành bởi Shanghai Topease Information & Technology Co., Ltd. Nền tảng tổng hợp dữ liệu hải quan, hồ sơ doanh nghiệp và thông tin liên hệ từ nhiều quốc gia. Sau đó dùng AI để giúp doanh nghiệp xuất khẩu tìm ra đúng khách hàng nhập khẩu tiềm năng. Thay vì phải tìm kiếm thủ công hoặc chờ đợi may mắn từ hội chợ, môi giới.
Theo số liệu Topease tự công bố trên website chính thức, nền tảng hiện có hơn 11 tỷ bản ghi dữ liệu thương mại, bao phủ 232 quốc gia và vùng lãnh thổ, hơn 450 triệu hồ sơ doanh nghiệp và hơn 770 triệu liên hệ đã được xác minh. Nền tảng cho biết đang được hơn 50.000 doanh nghiệp sử dụng. Trong đó có cả những thương hiệu lớn như Nike, Walmart, Siemens, P&G dùng cho các mục đích nghiên cứu thị trường, tìm nhà cung cấp/khách hàng và theo dõi chuỗi cung ứng.
Tại Việt Nam, Innovative Hub là đơn vị tư vấn và triển khai nền tảng Topease cho doanh nghiệp xuất khẩu trong nước. Bao gồm hỗ trợ từ khâu thiết lập tài khoản, hướng dẫn sử dụng, đến tư vấn chiến lược khai thác dữ liệu sao cho phù hợp với ngành hàng và thị trường mục tiêu cụ thể.
>>> Xem thêm bài viết: Những sàn thương mại điện tử B2B phổ biến cho doanh nghiệp Việt
Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần một công cụ như Topease?
Cách tìm khách hàng xuất khẩu truyền thống có ba điểm hạn chế lớn:
- Chi phí cao, kết quả không đảm bảo: một chuyến tham gia hội chợ quốc tế có thể tốn hàng trăm triệu đồng (chi phí gian hàng, di chuyển, ăn ở) nhưng không có gì đảm bảo sẽ gặp đúng khách hàng tiềm năng.
- Tốc độ chậm: từ lúc bắt đầu tìm kiếm đến khi có đơn hàng đầu tiên qua môi giới hoặc hội chợ thường mất nhiều tháng, thậm chí cả năm.
- Khó đo lường và tối ưu: gửi email chào hàng hàng loạt mà không biết ai thực sự đang có nhu cầu nhập khẩu sản phẩm của mình, dẫn đến tỷ lệ phản hồi rất thấp.
>>> Xem thêm phân tích chi tiết tại: Vì sao doanh nghiệp xuất khẩu khó tìm khách hàng mới?
Với dữ liệu hải quan thực tế, doanh nghiệp có thể biết được: công ty nào đang thực sự nhập khẩu mặt hàng giống mình, nhập từ quốc gia nào, khối lượng bao nhiêu, tần suất ra sao – từ đó tiếp cận đúng người, đúng thời điểm, thay vì chào hàng đại trà.
4 công cụ chính bên trong Topease
Global Trade Pal
Global Trade Pal là công cụ phân tích dữ liệu hải quan và khám phá thị trường (market discovery). Doanh nghiệp có thể tra cứu: quốc gia nào đang nhập khẩu nhiều nhất mặt hàng của mình, ai là nhà nhập khẩu lớn, xu hướng khối lượng nhập khẩu thay đổi theo thời gian ra sao, và đối thủ cạnh tranh đang xuất khẩu đi đâu. Đây là công cụ phù hợp cho giai đoạn nghiên cứu thị trường trước khi quyết định thâm nhập một thị trường mới.
AI TradeGPT
TradeGPT là lớp AI hỗ trợ việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, hoạt động dựa trên kho dữ liệu thương mại khổng lồ của nền tảng. Một số khả năng đáng chú ý: tự động hoàn thiện mã HS còn thiếu trong dữ liệu hải quan bằng suy luận AI, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu, gợi ý danh sách nhà nhập khẩu tiềm năng dựa trên sản phẩm và thị trường doanh nghiệp quan tâm, tạo nội dung email chào hàng cá nhân hóa theo từng khách hàng, và tự động thực hiện các chuỗi email theo dõi (follow-up) khi khách hàng phản hồi.
Tesour
Tesour là công cụ tìm kiếm thông tin liên hệ (contact intelligence). Nó giúp doanh nghiệp xác định đúng người ra quyết định mua hàng trong một tổ chức. Thay vì chỉ có tên công ty chung chung mà không biết nên liên hệ ai, qua kênh nào.
CRM tích hợp
Toàn bộ khách hàng tiềm năng tìm được, lịch sử liên hệ và tiến trình trao đổi được quản lý trong một CRM tích hợp sẵn trên nền tảng, giúp đội ngũ kinh doanh không phải dùng nhiều công cụ rời rạc.
Ví dụ minh họa: một doanh nghiệp xuất khẩu có thể dùng Topease như thế nào
Xác định khách hàng tiềm năng tại thị trường mới
Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất tại Bình Dương đã xuất khẩu được sang một vài thị trường nhỏ. Nhưng muốn mở rộng sang Mỹ – thị trường lớn nhưng doanh nghiệp chưa có mối quan hệ hay khách hàng nào ở đó.
Thay vì đăng ký tham gia một hội chợ nội thất quốc tế (chi phí gian hàng, vé máy bay, khách sạn có thể lên tới hàng trăm triệu đồng cho một chuyến đi chưa chắc gặp đúng khách), doanh nghiệp có thể dùng Global Trade Pal để tra cứu. Nhờ đó, doanh nghiệp biết được những công ty Mỹ nào đang nhập khẩu đồ gỗ nội thất cùng phân khúc. Cũng như khối lượng nhập khẩu của họ trong 12 tháng gần nhất. Thậm chí thị trường họ đang nhập khẩu (Việt Nam, Trung Quốc, hay nước khác).
Tìm đúng người phụ trách mua hàng
Sau khi có danh sách nhà nhập khẩu tiềm năng, TradeGPT gợi ý những cái tên phù hợp nhất dựa trên đặc điểm sản phẩm. Còn Tesour giúp tìm ra đúng người phụ trách mua hàng trong từng công ty. Thay vì chỉ có địa chỉ email chung info@. AI sau đó soạn sẵn nội dung email giới thiệu, cá nhân hóa theo từng khách hàng (ví dụ nhắc đến đúng dòng sản phẩm họ đang nhập khẩu). Sau đó tự động gửi email theo dõi nếu khách chưa phản hồi sau vài ngày.
Quản lý và theo dõi toàn bộ cơ hội
Toàn bộ danh sách khách hàng, lịch sử trao đổi và trạng thái từng cơ hội được lưu trên CRM tích hợp. Qua đó giúp đội kinh doanh biết nên ưu tiên theo đuổi khách hàng nào tiếp theo.
*Đây chỉ là ví dụ minh họa mang tính tham khảo. Kết quả thực tế phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh và cách đội ngũ kinh doanh triển khai, không chỉ riêng công cụ.
Topease hoạt động theo quy trình như thế nào?
Trên thực tế, một doanh nghiệp xuất khẩu thường sử dụng Topease theo trình tự sau:
- Xác định ngành hàng và thị trường mục tiêu cụ thể. Ví dụ: đồ gỗ nội thất, xuất sang Mỹ,…
- Sử dụng Global Trade Pal để phân tích dữ liệu hải quan thực tế. Doanh nghiệp có thể biết ai đang nhập khẩu mặt hàng này. Đồng thời,theo dõi khối lượng nhập khẩu và xu hướng thị trường.
- Tiếp theo, TradeGPT giúp lọc danh sách khách hàng tiềm năng phù hợp. Kết hợp Tesour để tìm đúng người liên hệ.
- AI hỗ trợ soạn email tiếp cận cá nhân hóa theo từng khách hàng. Hệ thống cũng hỗ trợ follow-up tự động khi khách hàng
- Theo dõi toàn bộ tiến trình trên CRM tích hợp. Doanh nghiệp có thể đo lường tỷ lệ phản hồi và tối ưu dần.
Topease phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Doanh nghiệp đã có sản phẩm, năng lực sản xuất ổn định. Nhưng thiếu kênh chủ động tìm khách hàng quốc tế.
- Doanh nghiệp muốn giảm phụ thuộc vào hội chợ, môi giới hoặc các mối quan hệ có sẵn.
- Doanh nghiệp cần nghiên cứu, xác thực một thị trường mới trước khi đầu tư nguồn lực thâm nhập.
- Đội ngũ kinh doanh xuất khẩu muốn có quy trình tìm kiếm khách hàng bài bản, đo lường được, thay vì làm thủ công rời rạc.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp chưa có sản phẩm hoặc năng lực sản xuất sẵn sàng để đáp ứng đơn hàng quốc tế. Nên hoàn thiện phần này trước khi đầu tư vào công cụ tìm khách hàng.
So sánh Topease với cách tìm khách hàng xuất khẩu truyền thống
| Tiêu chí | Cách truyền thống
(hội chợ, môi giới, cold email) |
Topease
(dữ liệu + AI) |
| Chi phí ban đầu | Cao – gian hàng hội chợ, di chuyển, ăn ở, hoa hồng môi giới | Chi phí sử dụng nền tảng, không phát sinh chi phí đi lại/gian hàng |
| Thời gian có kết quả đầu tiên | Thường vài tháng đến hơn 1 năm | Có thể rút ngắn nhờ tiếp cận đúng đối tượng ngay từ đầu |
| Độ chính xác đối tượng tiếp cận | Thấp – chào hàng đại trà, ít cơ sở dữ liệu | Cao hơn – dựa trên dữ liệu nhập khẩu thực tế |
| Khả năng đo lường, tối ưu | Khó theo dõi có hệ thống | Có CRM tích hợp và dữ liệu theo dõi tập trung |
| Phạm vi thị trường tiếp cận | Giới hạn theo hội chợ/mối quan hệ sẵn có | 232 quốc gia và vùng lãnh thổ (theo số liệu Topease công bố) |
Một vài lưu ý trước khi bắt đầu sử dụng Topease
- Công cụ mạnh nhưng không thay thế hoàn toàn con người: AI giúp lọc dữ liệu và soạn nội dung nhanh hơn. Nhưng doanh nghiệp vẫn cần đội ngũ kinh doanh am hiểu sản phẩm để đàm phán, chốt đơn.
- Độ phủ dữ liệu khác nhau theo thị trường: dữ liệu hải quan công khai thường đầy đủ nhất ở một số thị trường lớn. Doanh nghiệp nên hỏi rõ phạm vi dữ liệu cho đúng ngành hàng. Cùng với thị trường mục tiêu của mình trước khi triển khai.
- Nên có đơn vị tư vấn triển khai: vì nền tảng có nhiều tính năng. Nên việc có đơn vị tư vấn (như Innovative Hub) hướng dẫn cách khai thác đúng trọng tâm. Như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm quen. Đồng thời tối ưu hiệu quả sử dụng ngay từ đầu.
- Thông tin về chi phí sử dụng: Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp để được tư vấn gói phù hợp với quy mô và ngành hàng.
Câu hỏi thường gặp về Topease
Topease có phải là Alibaba.com không?
Không. Alibaba.com là sàn thương mại điện tử B2B, nơi doanh nghiệp tạo gian hàng để người mua chủ động tìm đến. Topease là công cụ dữ liệu và AI giúp doanh nghiệp chủ động tìm và tiếp cận khách hàng nhập khẩu tiềm năng, kể cả những khách hàng chưa từng biết đến doanh nghiệp qua sàn thương mại điện tử. Hai công cụ có thể dùng song song, bổ sung cho nhau.
Doanh nghiệp nhỏ có sử dụng được Topease không?
Về nguyên tắc là có. Tuy nhiên doanh nghiệp nên đánh giá ngân sách và mục tiêu cụ thể để chọn gói và phạm vi sử dụng phù hợp, tránh đầu tư dàn trải.
Sử dụng Topease bao lâu thì có kết quả?
Không có mốc thời gian cố định vì phụ thuộc vào ngành hàng, thị trường mục tiêu và cách triển khai nội dung tiếp cận. Tuy nhiên việc tiếp cận đúng đối tượng ngay từ đầu thường giúp rút ngắn thời gian so với cách làm truyền thống.
Dữ liệu hải quan trên Topease có đáng tin cậy không?
Dữ liệu được tổng hợp từ hồ sơ hải quan và thương mại công khai ở nhiều quốc gia. Với quy mô hàng tỷ bản ghi theo công bố của nền tảng. Tuy nhiên, giống như mọi nguồn dữ liệu hải quan tổng hợp, độ chi tiết và độ trễ cập nhật có thể khác nhau giữa các thị trường. Doanh nghiệp nên xem đây là công cụ hỗ trợ ra quyết định và nghiên cứu ban đầu, kết hợp với xác minh thực tế trước khi ký kết hợp đồng lớn.
Kết luận
Xuất khẩu hiện nay không còn chỉ là câu chuyện doanh nghiệp có sản phẩm tốt. Đó còn là bài toán tìm đúng khách hàng nhanh hơn đối thủ. Topease là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng dựa trên dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sự phụ thuộc vào may rủi khi tìm khách hàng. Nếu muốn tìm hiểu thêm, hãy xem Topease có phù hợp với ngành hàng của bạn không. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ phù hợp với mục tiêu thị trường. Đội ngũ Innovative Hub sẵn sàng trao đổi và tư vấn miễn phí. Qua đó, doanh nghiệp có thêm góc nhìn rõ ràng trước khi đưa ra quyết định.
