Với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, bộ chứng từ là một trong những khâu dễ phát sinh sai sót, gây chậm thông quan hoặc tăng chi phí ngoài dự tính. Chỉ một lỗi như sai số lượng giữa hóa đơn và phiếu đóng gói, hoặc thiếu C/O đúng mẫu, cũng có thể khiến lô hàng bị chậm xử lý hoặc khách hàng không được hưởng ưu đãi thuế theo FTA. Bài viết dưới đây tổng hợp quy trình xuất nhập khẩu cần chuẩn bị, phân biệt rõ chứng từ bắt buộc và chứng từ chỉ áp dụng trong từng trường hợp, đồng thời chỉ ra những lỗi phổ biến doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu cần lưu ý để hạn chế chậm trễ trong quá trình làm thủ tục.
Nhóm 1 – Chứng từ bắt buộc cho hầu hết lô hàng xuất khẩu
1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Là căn cứ pháp lý của giao dịch, quy định rõ hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và trách nhiệm các bên. Đây là chứng từ gốc mà toàn bộ các chứng từ khác (invoice, packing list…) phải khớp thông tin.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Dùng để xác định trị giá tính thuế và làm căn cứ thanh toán. Một điểm mới đáng chú ý: theo Thông tư 121/2025/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015 và Thông tư 39/2018, hiệu lực từ 1/2/2026), nếu hóa đơn đã được phát hành hợp lệ dưới dạng hóa đơn điện tử trước thời điểm khai báo, doanh nghiệp có thể không cần nộp riêng bản hóa đơn giấy/scan cho hải quan như trước – đây là thay đổi mới nên doanh nghiệp cần cập nhật quy trình nội bộ cho phù hợp.
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Ghi chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng kiện hàng, giúp hải quan và đơn vị vận chuyển đối chiếu thực tế lô hàng. Đây là chứng từ hay bị phát hiện sai lệch nhất nếu số liệu không khớp với hóa đơn thương mại.
4. Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
Là hợp đồng vận chuyển kiêm biên nhận hàng hóa giữa người gửi và hãng vận chuyển; với vận đơn đường biển gốc (Bill of Lading), đây còn là chứng từ sở hữu hàng hóa – ai cầm vận đơn gốc hợp lệ mới có quyền nhận hàng tại cảng đến.
>> Xem ngay bài viết: Quy trình bảo quản hàng hóa xuất khẩu
5. Tờ khai hải quan điện tử
Được khai báo qua Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS – hệ thống khai báo hải quan điện tử hiện vẫn đang được sử dụng chính thức. Ngành hải quan Việt Nam đang trong lộ trình chuyển đổi số (“Hải quan số”) để tiến tới thay thế VNACCS bằng nền tảng công nghệ mới, nhưng thời điểm chuyển đổi chính thức chưa được công bố cụ thể – doanh nghiệp nên theo dõi thông báo từ Tổng cục Hải quan thay vì giả định hệ thống sẽ thay đổi ngay.
>> Xem ngay bài viết: Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa mới nhất 2025
Nhóm 2 – Chứng từ chỉ cần theo điều kiện cụ thể
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
C/O KHÔNG bắt buộc cho mọi lô hàng – chỉ cần thiết khi khách hàng muốn hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại tự do (FTA), hoặc khi nước nhập khẩu yêu cầu chứng minh xuất xứ. Nếu thiếu C/O trong trường hợp khách hàng cần, khách vẫn nhận được hàng nhưng sẽ phải chịu mức thuế nhập khẩu cao hơn (không được hưởng ưu đãi FTA) – đây là một trong những lỗi phổ biến và tốn kém nhất mà doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu hay bỏ sót.
| Mẫu C/O | Hiệp định áp dụng | Thị trường xuất khẩu |
|---|---|---|
| Form D | ATIGA | Các nước ASEAN |
| Form E | ACFTA | Trung Quốc |
| EUR.1 | EVFTA | Liên minh châu Âu (EU) |
| Form AK / VK | AKFTA (ASEAN-Hàn Quốc) / VKFTA (song phương) | Hàn Quốc |
| Form AJ / VJ | AJCEP (ASEAN-Nhật) / VJEPA (song phương) | Nhật Bản |
| CPTPP | CPTPP | Nhật Bản, Canada, Mexico, Peru, Úc… (khối CPTPP) |
| RCEP | RCEP | Các nước thành viên RCEP |
| Form B | Không ưu đãi (non-preferential) | Thị trường không có FTA áp dụng |
| Form A | GSP | Một số thị trường có cơ chế GSP cho Việt Nam |
Lưu ý: Bảng trên liệt kê các mẫu C/O phổ biến; đây là danh sách tổng hợp mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu với VCCI hoặc Bộ Công Thương để xác nhận đúng mẫu và cơ quan cấp áp dụng cho từng lô hàng cụ thể, vì thẩm quyền cấp một số mẫu C/O đã có điều chỉnh qua các năm.
7. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật
Bắt buộc với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, nông sản hoặc động vật, do Cục Bảo vệ thực vật hoặc Cục Thú y cấp. Không áp dụng cho hàng công nghiệp, may mặc, điện tử thông thường.
>> Xem ngay bài viết: Quy trình xuất nhập khẩu ngành dệt may
8. Giấy chứng nhận chất lượng/hợp quy (CQ)
Áp dụng cho nhóm hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành theo quy định tại Nghị định 85/2019/NĐ-CP về Cơ chế một cửa quốc gia – doanh nghiệp cần tra cứu danh mục hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành theo mã HS cụ thể của sản phẩm.
9. Giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Chỉ áp dụng với hàng hóa thuộc danh mục xuất khẩu có điều kiện hoặc cần giấy phép chuyên ngành. Phần lớn hàng tiêu dùng, dệt may, đồ gia dụng thông thường không thuộc diện này.
10. Tín dụng thư (L/C)
Chỉ cần thiết khi phương thức thanh toán giữa hai bên là thư tín dụng (L/C), không áp dụng cho các phương thức thanh toán khác như T/T (chuyển khoản) hay D/P.
Cơ quan nào cấp từng loại chứng từ?
- VCCI và Bộ Công Thương (cùng các đơn vị được ủy quyền): cấp các mẫu C/O – việc phân định cụ thể đơn vị nào cấp mẫu nào có thể thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp nên tra cứu tại thời điểm xin cấp.
- Tổng cục Hải quan/Cục Hải quan địa phương: tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử, thông quan hàng hóa.
- Cục Bảo vệ thực vật, Cục Thú y: cấp giấy chứng nhận kiểm dịch cho hàng nông sản, động vật.
- Các bộ chuyên ngành liên quan (nông nghiệp, khoa học công nghệ, y tế…) thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia: cấp giấy chứng nhận chất lượng/hợp quy tùy loại hàng hóa.
Lưu ý: Việt Nam đã có một số đợt sáp nhập, tái cơ cấu bộ ngành trong những năm gần đây, khiến tên gọi một số cơ quan quản lý chuyên ngành có thể đã thay đổi so với tài liệu cũ – doanh nghiệp nên tra cứu tên cơ quan hiện hành tại thời điểm làm thủ tục.
Hệ thống khai báo và cổng thông tin liên quan
Ngoài VNACCS/VCIS được sử dụng để khai báo hải quan, Cổng thông tin một cửa quốc gia (National Single Window) là nơi tích hợp một số thủ tục kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, chất lượng và các thủ tục liên quan giữa doanh nghiệp với cơ quan quản lý.
Một cập nhật đáng chú ý trong năm 2026 là từ 15/10/2026, doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản VNeID để đăng nhập Cổng thông tin một cửa quốc gia. Doanh nghiệp nên theo dõi hướng dẫn chính thức để thực hiện đúng khi thay đổi được triển khai.
Những lỗi phổ biến khi làm bộ chứng từ xuất khẩu lần đầu
- Sai lệch thông tin giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn (số lượng, trọng lượng, tên người nhận hàng) – đây là lỗi bị phát hiện nhiều nhất và dễ khiến hải quan yêu cầu giải trình, làm chậm thông quan.
- Khai sai hoặc khai không chính xác mã HS, dẫn đến tính sai thuế hoặc bị giữ hàng để kiểm tra lại.
- Bỏ sót hoặc xin C/O trễ, khiến khách hàng mất quyền lợi ưu đãi thuế nhập khẩu dù lô hàng đã giao đúng hạn.
- Sai lệch chứng từ so với yêu cầu của thư tín dụng (L/C) – đây là nhóm lỗi đặc biệt hay gặp và có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán nếu chứng từ không khớp tuyệt đối với điều khoản L/C.
- Nhầm lẫn trách nhiệm chuẩn bị chứng từ theo điều kiện Incoterms đã thỏa thuận – ví dụ không rõ bên nào phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu, dẫn đến thiếu chứng từ vào phút chót.
Checklist tổng hợp nhanh
| ☐ Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
☐ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ☐ Phiếu đóng gói (Packing List) ☐ Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) ☐ Tờ khai hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) ☐ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu khách hàng cần ưu đãi FTA ☐ Giấy chứng nhận kiểm dịch – nếu là hàng nông sản/động vật ☐ Giấy chứng nhận chất lượng/hợp quy – nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành ☐ Giấy phép xuất khẩu – nếu hàng thuộc danh mục có điều kiện ☐ Tín dụng thư (L/C) – nếu thanh toán bằng L/C |
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu có bắt buộc phải có C/O không?
Không bắt buộc cho mọi lô hàng. C/O chỉ cần khi khách hàng muốn hưởng ưu đãi thuế theo FTA hoặc nước nhập khẩu yêu cầu chứng minh xuất xứ. Tuy nhiên nên hỏi rõ khách hàng ngay từ đầu để tránh xin C/O trễ.
VNACCS/VCIS có phải hệ thống khai hải quan duy nhất hiện nay không?
Đây vẫn là hệ thống khai báo hải quan điện tử chính thức đang sử dụng. Ngành hải quan đang có lộ trình chuyển đổi số dài hạn, nhưng chưa có mốc thời gian chính thức thay thế VNACCS, nên doanh nghiệp cứ theo hệ thống hiện hành và cập nhật khi có thông báo mới.
Nếu chứng từ có sai sót nhỏ, có bị từ chối thông quan không?
Tùy mức độ sai sót. Sai lệch nhỏ có thể chỉ cần giải trình bổ sung, nhưng sai lệch về số lượng/trọng lượng hoặc mã HS có thể khiến lô hàng bị giữ lại kiểm tra thực tế, gây chậm trễ đáng kể – nên kiểm tra chéo toàn bộ chứng từ trước khi nộp thay vì sửa sau khi đã khai báo.
Kết luận
Một bộ chứng từ xuất khẩu chuẩn không phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ chứng từ nào bắt buộc, chứng từ nào chỉ cần theo điều kiện, và kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ trước khi nộp. Với doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu, việc chuẩn bị checklist đầy đủ ngay từ đầu – đặc biệt là xác nhận sớm với khách hàng về nhu cầu C/O và rà soát kỹ thông tin giữa hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn – sẽ giúp tránh phần lớn các sự cố chậm thông quan không đáng có.
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thêm về quy trình xuất khẩu hoặc đang tìm kiếm khách hàng nhập khẩu quốc tế để mở rộng thị trường, đội ngũ IHUB sẵn sàng hỗ trợ trao đổi thêm.
