6 bước tìm nhà cung cấp nguyên liệu qua dữ liệu nhập khẩu

Khi được hỏi vì sao chưa dám mở rộng xuất khẩu, nhiều doanh nghiệp nhắc đến cùng một nỗi lo: nguyên liệu đang phụ thuộc quá nhiều vào một nguồn. Thế nhưng việc tìm nhà cung cấp nguyên liệu mới thường vẫn dựa vào người quen hoặc hội chợ. Bài viết này hướng dẫn một cách khác: dùng dữ liệu nhập khẩu để xem ai đang thực sự giao hàng, giao cho ai và đều đặn đến mức nào.

Vì sao doanh nghiệp cần tìm nhà cung cấp nguyên liệu thay thế?

Theo số liệu sơ bộ của Cục Hải quan, 9 tháng đầu năm 2026, Việt Nam nhập 187,34 tỷ USD từ Trung Quốc. Con số này tăng 39,3% so với cùng kỳ và chiếm 41,3% tổng kim ngạch nhập khẩu cả nước. Điện tử và máy móc chiếm phần lớn, nhưng nhiều nhóm nguyên liệu sản xuất cũng có tỷ trọng đáng chú ý.

Nhóm hàng (9 tháng 2026)	Nhập khẩu cả nước	Từ Trung Quốc	Tỷ trọng ước tính
Vải các loại	11,6 tỷ USD	8,17 tỷ USD	Khoảng 70%
Sản phẩm từ chất dẻo	9,15 tỷ USD	5,93 tỷ USD	Khoảng 65%
Chất dẻo nguyên liệu	10,24 tỷ USD	4,21 tỷ USD	Khoảng 41%

Tỷ trọng trong bảng được tính từ số liệu do Tạp chí Kinh tế – Tài chính đăng tải ngày 12/10/2026. Nhập nhiều từ Trung Quốc tự nó không phải là điều xấu, vì đây thường là nguồn có giá tốt và giao nhanh. Rủi ro chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp không có phương án nào khác lúc tình hình thay đổi.

Ba rủi ro thường gặp khi chỉ có một nguồn hàng

• Rủi ro gián đoạn: nhà máy tạm ngừng, cảng ùn tắc hoặc giá vận chuyển tăng đều ảnh hưởng ngay đến kế hoạch giao hàng.
• Rủi ro thương lượng: khi không có nguồn so sánh, doanh nghiệp khó biết mức giá đang mua có hợp lý hay không.
• Rủi ro xuất xứ: nguồn nguyên liệu có thể ảnh hưởng đến điều kiện hưởng ưu đãi thuế tại thị trường xuất khẩu.

Điểm thứ ba thường bị bỏ sót cho đến khi buyer hỏi về chứng nhận xuất xứ. Vì vậy, mục tiêu hợp lý là có thêm nguồn dự phòng đáng tin, thay vì cắt hẳn nguồn hiện tại.

Dữ liệu nhập khẩu giúp tìm nhà cung cấp nguyên liệu như thế nào?

Mỗi lô hàng qua biên giới đều để lại dấu vết về mặt hàng, bên gửi, bên nhận và số lượng. Khi đọc dữ liệu theo chiều ngược lại, bạn sẽ thấy được ai đang bán nguyên liệu. Khác với danh bạ quảng cáo, đây là những doanh nghiệp đã có giao dịch được ghi nhận.

Cách tìm	Điểm mạnh	Hạn chế
Người quen giới thiệu	Có sẵn độ tin cậy ban đầu	Phạm vi hẹp, khó so sánh
Hội chợ ngành	Xem hàng và gặp trực tiếp	Tốn chi phí, phụ thuộc lịch tổ chức
Sàn B2B	Nhiều lựa chọn, hỏi giá nhanh	Cần tự xác minh năng lực thật
Tìm trên Google	Miễn phí, dễ bắt đầu	Lẫn môi giới, trang quảng cáo
Dữ liệu nhập khẩu	Thấy giao dịch thật, tần suất, khách hàng	Cần kỹ năng đọc, không phải nước nào cũng có

Các cách trên không loại trừ nhau. Dữ liệu giúp bạn lập danh sách ngắn có cơ sở. Hội chợ và sàn B2B giúp kiểm chứng rồi làm việc tiếp với những cái tên đó.

6 bước tìm nhà cung cấp nguyên liệu bằng dữ liệu nhập khẩu

Quy trình dưới đây dùng ví dụ minh họa là hạt nhựa PP, mã HS 3902.10 ở cấp 6 số. Doanh nghiệp có thể áp dụng tương tự cho vải, hóa chất, bao bì hay phụ kiện. Trước khi dùng cho hàng thật, bạn nên đối chiếu lại mã với nhân viên khai báo hoặc đơn vị logistics.

Bước 1: Mô tả nguyên liệu và xác định mã HS

Hãy bắt đầu bằng tờ thông số kỹ thuật, không phải bằng tên gọi thông thường trong xưởng. Ghi rõ chất liệu, quy cách, tiêu chuẩn và số lượng cần mỗi tháng. Sau đó, hãy dùng mã HS 6 số vì cấp này được dùng chung giữa các nước.

Bước 2: Xem quốc gia nào đang cung cấp mặt hàng này

Trade Map và UN Comtrade cho phép xem các nước xuất khẩu chính của một mã HS mà không mất phí. Bạn nên chọn hai hoặc ba nước đáng cân nhắc dựa trên khoảng cách, thuế suất và mức giá trung bình. Ở bước này, hãy chú ý cả các nước có FTA với Việt Nam, như Hàn Quốc, Thái Lan hoặc Ấn Độ.

Bước 3: Lọc danh sách doanh nghiệp đang xuất hàng

Từ các nước đã chọn, hãy tra dữ liệu xuất nhập khẩu theo mã HS để thấy những công ty đang gửi hàng. Có hai hướng tra rất hữu ích: ai đang bán vào Việt Nam, và ai đang bán cho doanh nghiệp cùng ngành ở nước láng giềng. Hướng thứ hai đôi khi cho thấy những nguồn hàng mà đối thủ trong nước chưa để ý.

Mô tả hàng hóa đôi khi rất chung chung, vì vậy hãy kết hợp mã HS với từ khóa kỹ thuật. Với hạt nhựa, đó có thể là “homopolymer” hoặc “injection grade”. Cách lọc này giúp loại bớt những dòng cùng mã nhưng không đúng loại bạn cần.

Bước 4: Đọc lịch sử giao hàng để đánh giá năng lực

Hãy nhìn dữ liệu ít nhất 6 đến 12 tháng, vì một vài lô hàng chưa nói lên nhiều điều. Những dấu hiệu tốt gồm giao hàng đều đặn, quy mô lô phù hợp và có nhiều khách hàng khác nhau. Một doanh nghiệp đang bán cho các nhà máy có tiếng thường dễ đáp ứng yêu cầu chất lượng hơn.

Tên có chữ “Logistics”, “Freight” hoặc “Forwarding” có thể chỉ là công ty giao nhận. Một công ty còn có thể có nhiều cách viết tên, nên cần gộp lại trước khi đánh giá.

Bước 5: Chấm điểm và rút gọn danh sách

Từ danh sách dài, hãy chấm điểm để chọn khoảng 5 đến 10 cái tên đáng liên hệ. Bảng sau chỉ là gợi ý, doanh nghiệp có thể đổi trọng số theo mức ưu tiên riêng.

Tiêu chí	Cách kiểm tra	Trọng số gợi ý
Đúng mặt hàng, đúng quy cách	Mô tả hàng trong dữ liệu, tài liệu kỹ thuật	30%
Giao hàng đều đặn	Số lô và số tháng có giao hàng	20%
Quy mô phù hợp nhu cầu	So sánh cỡ lô với lượng bạn cần	15%
Mức giá đơn vị ước tính	Giá trị chia khối lượng, nếu có đủ dữ liệu	15%
Điều kiện xuất xứ, thuế	Nước sản xuất, FTA, chứng nhận xuất xứ	10%
Khách hàng hiện có	Có từng bán vào Việt Nam hoặc thị trường tương tự	10%

Bước 6: Liên hệ, thử mẫu và đặt đơn nhỏ

Khi liên hệ, hãy nói rõ thông số, lượng dự kiến và lý do bạn tìm đến họ. Yêu cầu chứng nhận, phiếu kiểm nghiệm và hàng mẫu trước khi nói đến đơn lớn. Sau khi mẫu đạt, hãy thử một đơn nhỏ để kiểm tra chất lượng, thời gian giao và cách xử lý sự cố.

Trong giai đoạn đầu, bạn có thể chia một phần nhỏ nhu cầu sang nguồn mới và giữ nguồn cũ làm chủ lực. Cách này giúp nhà máy làm quen dần với nguyên liệu mới mà không đặt cả kế hoạch sản xuất vào rủi ro.

Tính đúng chi phí khi tìm nhà cung cấp nguyên liệu mới

Giá chào thấp hơn chưa chắc đã giúp bạn tiết kiệm, và giá cao hơn cũng chưa chắc đã đắt. Khi so sánh, hãy quy về tổng chi phí đến tận cửa nhà máy cho cùng một đơn vị thành phẩm. Bảng sau liệt kê những khoản dễ bị bỏ sót nhất khi đổi nguồn hàng.

Khoản chi phí	Câu hỏi cần trả lời
Giá hàng và điều kiện giao hàng	Giá đang tính theo FOB, CIF hay DDP?
Thuế nhập khẩu	Có đủ điều kiện hưởng thuế suất ưu đãi theo FTA không?
Vận chuyển và thời gian chờ	Lịch tàu thế nào, vốn bị giữ trong bao lâu?
Số lượng tối thiểu và lưu kho	Phải mua và giữ hàng nhiều hơn nhu cầu bao nhiêu?
Tỷ lệ hao hụt, lỗi	Nguyên liệu mới có làm tăng phế phẩm không?
Điều chỉnh sản xuất, kiểm định	Có phải chỉnh máy hay thử nghiệm lại không?

Với hàng xuất khẩu, còn một câu hỏi cần trả lời trước khi đổi nguồn: quy tắc xuất xứ có thay đổi kết quả hay không. Một số FTA có yêu cầu rất cụ thể về nguồn gốc nguyên liệu, đặc biệt với hàng dệt may. Bạn nên hỏi đơn vị cấp C/O hoặc đơn vị tư vấn trước khi ký đơn lớn với nguồn mới.

Ví dụ minh họa: tìm nhà cung cấp nguyên liệu là hạt nhựa PP

Giả sử một xưởng sản xuất đồ gia dụng đang mua toàn bộ hạt nhựa PP từ một nguồn. Mục tiêu của họ là có thêm một đơn vị dự phòng trong vòng một quý. Ví dụ này chỉ nhằm mô tả cách làm, không dựa trên một doanh nghiệp cụ thể.

1. Xưởng ghi rõ loại nhựa, chỉ số kỹ thuật và lượng dùng mỗi tháng trên một trang.
2. Bộ phận thu mua xác định mã HS 3902.10 và kiểm tra lại với đơn vị khai báo.
3. Họ xem các nước xuất khẩu chính, rồi chọn hai nước có khoảng cách và thuế suất phù hợp.
4. Dữ liệu xuất nhập khẩu giúp họ lọc ra các công ty đang giao mặt hàng này.
5. Họ loại công ty giao nhận, gộp tên trùng và giữ lại khoảng 20 cái tên.
6. Sau khi chấm điểm, nhóm chỉ giữ 6 đơn vị để gửi yêu cầu báo giá và mẫu.
7. Hai mẫu đạt yêu cầu được chạy thử trên máy, sau đó một bên nhận đơn nhỏ.

Kết quả của quy trình không nhất thiết là đổi nhà cung cấp. Đôi khi, chỉ cần có một báo giá đối chiếu đáng tin là bạn đã thương lượng tốt hơn với nguồn hiện tại. Doanh nghiệp cũng có sẵn phương án khi đơn hàng bất ngờ tăng hoặc nguồn chính gặp sự cố.

Câu hỏi nên đặt ra khi tìm nhà cung cấp nguyên liệu mới

Buổi trao đổi đầu tiên nên tập trung vào những thông tin có thể kiểm chứng. Bạn có thể gửi danh sách câu hỏi dưới đây trước, rồi so sánh câu trả lời của các bên trên cùng một bảng. Cách này giúp việc đánh giá bớt phụ thuộc vào ấn tượng ban đầu.

• Doanh nghiệp là nhà sản xuất, công ty thương mại hay đại lý được ủy quyền?
• Năng lực mỗi tháng là bao nhiêu và hiện còn dư bao nhiêu cho khách mới?
• Số lượng tối thiểu, giá theo từng mức số lượng và điều kiện giao hàng là gì?
• Có phiếu kiểm nghiệm theo từng lô và chứng nhận còn hiệu lực không?
• Có thể cấp giấy chứng nhận xuất xứ theo FTA mà bạn đang cần không?
• Quy trình xử lý thế nào nếu một lô hàng không đạt chất lượng?
• Doanh nghiệp đã từng giao hàng vào Việt Nam hoặc thị trường tương tự chưa?

Mẫu email liên hệ ngắn

Một email ngắn và cụ thể thường được trả lời nhanh hơn một lời giới thiệu dài. Bạn có thể tham khảo khung nội dung sau, rồi điều chỉnh theo ngành và sản phẩm của mình.

• Giới thiệu: tên công ty, ngành sản xuất và thị trường đang phục vụ.
• Nhu cầu: tên nguyên liệu, mã HS, thông số kỹ thuật và lượng dùng mỗi tháng.
• Yêu cầu: báo giá theo mức số lượng, thời gian giao, chứng nhận và mẫu thử.
• Thời hạn: ngày bạn mong nhận phản hồi và người phụ trách trao đổi tiếp.\

Cách tìm nhà cung cấp nguyên liệu theo từng nhóm ngành

Mỗi nhóm nguyên liệu có những điểm kiểm tra khác nhau, nên không thể dùng một bộ tiêu chí cho mọi trường hợp. Bảng dưới đây gợi ý những điều nên xem kỹ hơn khi đọc dữ liệu và làm việc với đối tác. Bạn nên bổ sung theo tiêu chuẩn riêng của khách hàng và thị trường xuất khẩu.

Nhóm nguyên liệu	Từ khóa kết hợp với mã HS	Điểm cần kiểm tra thêm
Vải, phụ liệu may	Thành phần sợi, định lượng, khổ vải	Quy tắc xuất xứ, độ bền màu, chứng nhận sợi
Hạt nhựa, bao bì	Loại nhựa, cấp ứng dụng	Phiếu kỹ thuật, tiếp xúc thực phẩm, hao hụt khi chạy máy
Hóa chất, phụ gia	Tên hóa học, độ tinh khiết	Phiếu an toàn hóa chất, giấy phép nhập khẩu, cách bảo quản
Thực phẩm, gia vị	Tên loài, dạng sơ chế	Chứng nhận an toàn, dư lượng, truy xuất nguồn gốc
Gỗ, vật liệu nội thất	Loại gỗ, quy cách	Giấy tờ nguồn gốc gỗ, độ ẩm, chứng nhận rừng

Bảng này cũng cho thấy vì sao bộ phận kỹ thuật nên tham gia từ đầu. Nhân viên thu mua có thể đọc dữ liệu rất tốt, nhưng người hiểu máy móc mới biết thông số nào thật sự quan trọng. Một buổi họp ngắn trước khi lọc danh sách có thể tiết kiệm nhiều tuần làm lại.

Những lỗi cần tránh khi tìm nhà cung cấp nguyên liệu qua dữ liệu

1. Xem công ty giao nhận hoặc công ty thương mại là nhà sản xuất mà không kiểm tra thêm.
2. Tin hoàn toàn vào giá đơn vị ước tính, trong khi đơn vị đo và điều kiện giao hàng có thể khác nhau.
3. Kết luận từ vài lô hàng thay vì xem lịch sử đủ dài.
4. Cho rằng không có dữ liệu nghĩa là không có nguồn, trong khi mức công khai mỗi nước mỗi khác.
5. Bỏ qua bước xin mẫu và đơn nhỏ vì thấy đối tác đã giao hàng cho nhiều công ty khác.

Dữ liệu chỉ cho biết chuyện gì đã xảy ra với các lô hàng trước đây. Nó không đảm bảo lô hàng tiếp theo của bạn sẽ đạt chất lượng, nên bước xác minh vẫn là bắt buộc.

Dùng Topease để tìm nhà cung cấp nguyên liệu và đối chiếu thị trường

Topease thường được biết đến như công cụ tìm buyer. Tuy nhiên, cùng nguồn dữ liệu đó còn có thể phục vụ việc mua hàng. Bạn có thể tra mã HS, xem công ty nào đang giao hàng, giao cho ai và với tần suất ra sao. Điều này giúp bộ phận thu mua có danh sách ban đầu để làm việc, thay vì bắt đầu từ con số không.

Lợi ích lớn hơn là bộ phận bán hàng và thu mua cùng nhìn vào một bức tranh thị trường. Khi hiểu đối thủ mua từ đâu, doanh nghiệp dễ định vị sản phẩm và trả lời câu hỏi về xuất xứ. Đây cũng là cơ sở để trình bày với buyer rằng chuỗi cung ứng của bạn đủ linh hoạt.

Câu hỏi thường gặp khi tìm nhà cung cấp nguyên liệu

Doanh nghiệp nhỏ có cần đến nguồn dự phòng không?

Có, nhưng mức độ nên tương xứng với quy mô. Bạn chỉ cần ưu tiên một hoặc hai nguyên liệu mà khi thiếu sẽ làm dừng cả dây chuyền sản xuất. Những mặt hàng phụ có thể xử lý sau, khi đã có thêm kinh nghiệm.

Nguồn thay thế có phải luôn đắt hơn Trung Quốc không?

Trong nhiều trường hợp, giá chào ban đầu có thể cao hơn, nhưng đây chưa phải câu trả lời cuối cùng. Sau khi tính thuế, ưu đãi xuất xứ, vận chuyển và mức hao hụt, kết quả có thể rất khác. Vì vậy, hãy so sánh trên tổng chi phí của từng đơn hàng cụ thể.

Mất bao lâu để có một nguồn mới dùng được?

Thời gian phụ thuộc nhiều vào mặt hàng và yêu cầu kiểm định của từng ngành. Lập danh sách có thể chỉ mất vài ngày, nhưng thử mẫu và đơn nhỏ thường kéo dài hơn nhiều. Do đó, tốt nhất là bắt đầu trước khi nguồn hiện tại gặp vấn đề.

Kết luận

Phụ thuộc vào một nguồn hàng là rủi ro có thể quản lý, nếu doanh nghiệp chủ động từ sớm. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu bằng dữ liệu giúp bạn bắt đầu từ giao dịch thật. Quan trọng nhất là đi đủ các bước: đúng mã HS, đọc đúng lịch sử, tính đúng chi phí và luôn thử trước khi mua lớn.

Bạn có thể chọn một nguyên liệu quan trọng nhất và áp dụng quy trình này ngay trong tháng này. Muốn thử với đúng mã HS của mình, hãy đăng ký demo Topease cùng chuyên gia Innovative Hub.

contact-form-7 id=”e49f562″ title=”Form liên hệ”]